Gruppo Veronesi: Digitale Transformation mit Archiva

Ziele

Den Beginn der Partnerschaft mit Archiva bildete zunächst die Ausstattung des Unternehmens mit einem normgerechten und gesetzeskonformen System zur Aufbewahrung der Dokumente. Damit wurde die IT-basierte digitale Aufbewahrung in der Unternehmensverwaltung realisiert und die bis dato dort vorherrschende manuelle Bearbeitung eliminiert. Im weiteren Verlauf der Partnerschaft wurden weitere Bereiche im Umfeld der Geschäftsprozeßberatung und –optimierung identifiziert und umgesetzt.

Zu den Hauptzielen des Digitalisierungsprojekts im Lieferantenzyklus gehören:

• Kostensenkung bei der Erfassung von Eingangsrechnungen.
• Reduzierung der Erfassungsdauer von Rechnungen und der damit verbundenen finanziellen Belastungen, die u.a. durch die Vorsteuerthematik bedingt sind.
• Abschaffung der durch Fotokopien verursachten Duplikate innerhalb des Berechtigungsprozesses.
• Schnellere Verfügbarkeit und Tagesaktualität der tatsächlichen Zahlen zur Berichtserstellung.
• Senkung der Kosten für zusätzliche SAP-Lizenzen.

Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und somit die Nutzung von zertifizierten SAP-Lösungen bzw. der Standard-SAP-Prozesse. Zu den Hauptzielen des Projekts zur Verwaltung der Dokumentationen der Zollverfahren gehören:

• Abschaffung kostspieliger manueller Vorgänge.
• Reduzierung der Kontroll- und Erfassungszeiten der Dokumente, aus denen sich die Zollverfahren zusammensetzen.

Die Lösung von Archiva

AUTOMATISIERUNG DES LIEFERANTENZYKLUS

Zur Verwaltung des Lieferantenzyklus setzt die Gruppo Veronesi die Outsourcing-Dienstleistung Early.Archiva ein. Diese ermöglicht es, einen Teil der Dokumente innerhalb des Lieferantenzyklus zu digitalisieren und die Prozesse somit „flüssiger“ und schneller zu machen und auch harmonischer zu gestalten: Vom Erhalt der Dokumente in Papierform oder in elektronischer Form bis zur Erfassung und Protokollierung, von der digitalen Archivierung zur Aufnahme in einen automatisierten Berechtigungszyklus bis zur Zahlungsfreigabe.

Es handelt sich um einen kompletten Automatisierungsprozess, der Null-Fehler, erhebliche Zeiteinsparung und lückenlose Kontrolle garantiert, da das Dokument bereits frühzeitig in die Berechtigungs-Workflows des Unternehmens aufgenommen wird.

Diese Vorgehensweise hat zu einer nachweislichen Reduzierung der Verwaltungskosten von über 40% geführt.

VERWALTUNG DER ZOLLVERFAHREN

Im Bereich „Export in Länder außerhalb der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft“ hat die Gruppo Veronesi die Outsourcing-Dienstleistung Archiva.Export eingesetzt.

Die italienische Agrar- und Lebensmittelindustrie hat im Allgemeinen ein starkes Interesse am Export der eigenen Produkte. Ein Unternehmensziel besteht demnach darin, diese Geschäftspotentiale so gut als möglich zu entwickeln. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, die Kontrollvorgänge und die entsprechenden Prozesse im Bereich der Warenausfuhr zu formalisieren und zu verschlanken. Nicht zuletzt um den dort geltenden Rechtsgrundsätzen und Steuerrichtlinien lückenlos und zeitnah nachzukommen.

Mit seiner Lösung Archiva.Export hilft Archiva, Verwaltungsdokumentationen zu kontrollieren, d.h. die Konformität des Ausfuhrvermerks des Zolls mit den in den Dokumenten angegebenen Werten zu garantieren. In Fällen von Kontrollen kann somit einfach, lückenlos und zeitnah belegt werden, dass die Waren tatsächlich die Grenzen der Europäischen Gemeinschaft verlassen haben.

Die Vorteile

PROJEKTVORTEILE EARLY.ARCHIVA

• Kostensenkung und Reduzierung der Erfassungszeiten von Eingangsrechnungen (bis zu 63% Einsparung).
• Abschaffung der durch Fotokopien verursachten Duplikate innerhalb des Berechtigungsprozesses.
• Verfügbarkeit der tatsächlichen Zahlen bereits am 1. Tag des Monats.
• Keine zusätzlichen SAP-Lizenzen.

PROJEKTVORTEILE ARCHIVA.EXPORT

• Abschaffung der Papierarchive und der damit verbundenen Kosten.
• Abschaffung weitestgehend aller manuellen Vorgänge.
• Garantie der völligen Konformität mit den geltenden gesetzlichen/steuerrechtlichen Richtlinien.
• Vermeidung des Risikos von Sanktionszahlungen aufgrund möglicher Nichteinhaltung und/oder Nichtkonformität.
• Kontrollmöglichkeit des jeweiligen Bearbeitungsstands durch spezifische Workflows.
• Automatische Erkennung von MRN-Codes und Ausfuhrvermerk.
• Automatische Kontrolle der Übereinstimmung zwischen den Werten auf dem Einheitspapier und den Werten auf der Rechnung (Mehrwertsteuer Exporteur – Rechnungsnummer und Betrag – Währung – Code des Ziellands).
• Gezielte Zugänge zu den Dokumenten je nach zugewiesener Berechtigung.
• Meldung von Fristen (z.B. 90/120 Tage Vorgangsabschluss und Regularisierung der Mehrwertsteuer).
• Schnelle Recherche und Konsultation (auch durch geeignete Filter).
• Umgehende Anzeige des Vorgangs oder des einzelnen Dokuments.

Mögliche Entwicklungen für die Zukunft

In der Zukunft will die Gruppo Veronesi weiterhin in die Informatisierung der Vorgänge und die Automatisierung der Prozesse, der Produktionsbedingungen und der Qualitätskontrolle investieren.

Die Erfolgsgeschichte können Sie hier als PDF herunterladen:

Automatisierung des Lieferantenzyklus und Verwaltung der Zollverfahren.
Mit Early.Archiva und Archiva.Export reagiert Gruppo Veronesi auf die Marktanforderungen an Effizienz und Schnelligkeit moderner Geschäftsprozesse.

«Dank des Systems von Archiva kann die Rechnung entweder direkt bei uns eingehen, oder wir können dem Lieferanten genehmigen, diese direkt an Archiva zu übersenden. Durch modernste OCR-Technologie werden innerhalb des Dokuments die Felder zu den relevanten Informationen erfasst – Mehrwertsteuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Auftragsnummer – und es wird ein Vorschlag für die Erfassung der Belegdaten an den Bearbeiter geschickt. Wenn alles übereinstimmt, wird das Dokument vervollständigt, bestätigt, protokolliert und schließlich an Archiva zur sicheren und langfristigen digitalen Archivierung übergeben»

Stefano Zampollo
Leiter Kundenbuchhaltung und Kreditmanagement, Gruppo Veronesi.