Mit Early.Archiva konnte der Lieferantenzyklus digital gestaltet und problemlos in die im Unternehmen betriebene ERP-Lösung Infor LN eingebunden werden. Dadurch wurden die Kosten für die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung gesenkt und Arbeitsschritte wie die Überprüfung der Bestellungen sowie die anschließende Begleichung und die Verbuchung beschleunigt und vereinfacht.
DAB Pumps
Seit mehr als 40 Jahren ist DAB Pumps führend in Technologien für Wassertransport- und -management. Dabei werden technische Lösungen entwickelt, durch die Zuverlässigkeit und Effizienz sichergestellt und der Energiebedarf in Ein- und Mehrfamilienhäusern, bei privater und kommerzieller Nutzung und in Bewässerungssystemen für die Landwirtschaft gesenkt wird.
DAB Pumps hat seinen Hauptsitz in Padua und verfügt über 7 Niederlassungen, 12 Verkaufsfilialen und 2 Vertretungen weltweit. Das Unternehmen beschäftigt über 1.450 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Jahre 2016 einen Umsatz von über 290 Mio €.
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Branche
Wassertechnologie
Beteiligte
Verwaltungsleiter, Finanzwesen
Archiva-Dienstleistungen
Early.Archiva
Details zu unserer e-Akte
Ziele des Projekts
Nach einer erheblichen Umsatzsteigerung und dem dadurch erhöhten Arbeitsvolumen bestand für DAB Pumps die Notwendigkeit, Verwaltungsabläufe zu optimieren. Dabei wurden folgenden Ziele angestrebt:
- Reduzierung der Tätigkeiten mit geringem Mehrwert;
- Gewinnung von Zeit für die Verbesserung von Prozessen und zu Analysezwecken;
- Entwicklung eines wiederholbaren Modells, das in den verschiedenen ausländischen Niederlassungen der Gruppe Anwendung finden kann.
Die Lösung durch Archiva
Für die Abwicklung des Lieferantenzyklus wurde seitens DAB Pumps eine Outsourcing-Dienstleistung von Archiva beauftragt. Hierdurch wurde zunächst die manuelle Buchung der Unterlagen abgeschafft. Erreicht wurde dies durch die automatische Datenerfassung, in die alle Unterlagen aus dem Lieferantenzyklus in die Datenverarbeitungssysteme des Unternehmens eingebunden werden. Die durch die Bearbeitung papierhafter Unterlagen anfallenden Kosten wurden somit vollumfänglich eingespart.
Es handelt sich um einen relativ komplexen Vorgang. Dabei geschieht u.a. Folgendes:
- Die Verarbeitung beginnt nicht mehr mit dem Erhalt der Rechnung, sondern zum Zeitpunkt der Buchung;
- Die Übereinstimmung zwischen Bestellung und Rechnung wird automatisch kontrolliert;
- Die Tätigkeiten von geringem Wert und die Datenspeicherung werden von Archiva durchgeführt, sodass sich die Anzahl der Vorgänge innerhalb des Unternehmens per se reduziert.
Vorteile
Durch die von Archiva eingeführte Lösung konnte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Rechnung um 4 Minuten (von ca. 10 Minuten auf etwa 6 Minuten) reduziert werden. Die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung konnten hierdurch gesenkt werden. Dem Unternehmen steht diese eingesparte Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten im Kerngeschäft zur Verfügung.
Im Einzelnen:
- Reduzierung der Bearbeitungszeit für Rechnungen um 34%. Dies bedeutet eine geschätzte Ersparnis an Bearbeitungszeit von ca. 1.900 Stunden in nur 8 Monaten.
- Senkung der Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen um 14%.
- Qualifizierterer Einsatz des Personals, das sich mit dem Lieferantenzyklus befasst. Dadurch höhere Effizienz im Kerngeschäft.
- Vereinfachung des gesamten Lieferantenzyklus.
- Reduzierung von papierhaften Duplikaten, dadurch Ersparnis beim Material Papier und den damit verbundenen Handlungskosten.
- Einbindung des Prozesses in die rechtssichere und ordnungsgemäße digitale Speicherung durch Archiva.
Die Erfolgsgeschichte können Sie hier als PDF herunterladen:
«Einfache und effiziente Lösungen sind die bedeutendsten Innovationen»
Sandro Stramare
DAB GROUP, CEO
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