SMART.INVOICE – RECHNUNGSSTELLUNG MIT DEM SDI

Ab dem 1. Januar 2019 ist es in Italien Pflicht, alle Rechnungen in elektronischer Form über das Verwaltungssystem SdI einzureichen. Das SdI System prüft die Rechnungen auf Gesetzeskonformität und schickt sie weiter an den Empfänger. Deutsche Firmen, die Rechnungen an Italienische Kunden oder Töchterfirmen stellen wollen, sind von dieser Maßnahme insoweit betroffen, dass nur elektronische Rechnungen im FatturaPA XML Format in Italien erlaubt sind, auch wenn diese von ausländischen Unternehmen nicht über das SdI System laufen müssen.

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KONTAKT

Schnittstelle mit italienischen Rechnungsempfängern

Mit SMART.INVOICE bildet Archiva die Schnittstellen zwischen Ihrem ERP / Rechnungssystem und den italienischen Rechnungsempfängern. Sie können Rechnungen in verschiedenen Formaten – sogar in Papierform – an Archiva übergeben und Archiva stellt sicher, dass diese nicht nur in geprüftem FatturaPA XML Format beim Empfänger ankommen, sondern gesetzeskonform in Italien archiviert werden.

 FatturaPA XML
 Rechnungen gesetzeskonform archivieren
 Rechnungen in gängigen Formaten

Smart Invoice SDI

Schnittstelle mit italienischen Rechnungsempfängern

Mit SMART.INVOICE bildet Archiva die Schnittstellen zwischen Ihrem ERP/Rechnungssystem und den italienischen Rechnungsempfängern. Sie können Rechnungen in verschiedenen Formaten – sogar in Papierform – an Archiva übergeben und Archiva stellt sicher dass diese nicht nur in geprüftem FatturaPA XML Format beim Empfänger ankommen, sondern gesetzeskonform in Italien archiviert werden.

 FatturaPA XML
 Gesetzeskonform archivieren
 Rechnungen in gängigen Formaten

Smart Invoice SDI

Warum Kunden SMART.INVOICE nutzen?

Investitionsmaximierung

Da strukturierte Datensätze jeglicher Form verarbeitet werden, sind kundenseitig keinerlei Investitionen zur Erstellung oder Erhaltung des vom SDI (Zentrales Austauschsystem) geforderten Formats notwendig. Vielmehr wird insbesondere die Nutzung des Kommunikationskanals zur Generierung von EDI-Mitteilungen sowie der Zugriff auf alle Integrationsmöglichkeit von Multi-Channel ermöglicht.


Senkung der Implementierungskosten

Senkung der Kosten für die Implementierung eines maßgeschneiderten Systems zur Ausstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen, die mit 100% seiner Partner ausgetauscht werden (B2G, B2B, B2C).


Compliance

Ermöglicht die Einhaltung der Rechtsvorschriften, welche die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Privatpersonen und öffentlichen Verwaltungen Italiens vorschreiben und erfüllt die Anforderungen der technischen Vorschriften für die digitale Langzeitarchivierung.

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Vorteile von SMART.INVOICE

Anlaufzeit

Die Anlaufzeit der Dienstleistung wird reduziert: Durch die Übernahme jedes strukturierten Datensatzes und die Transformation / Umwandlung desselben in das vom SDI (Zentralem Austauschsystem) oder ERP-System geforderte Format.

Risikoreduzierung

Das Risiko der fehlenden Einnahmen wird reduziert: Durch die Möglichkeit, andere Dokumente an die elektronische Rechnung manuell oder automatisch anzuhängen, die vom Empfänger angefordert werden sollten, um deren Verständnis zu erleichtern, wie zum Beispiel: Fortschrittsstatus, Vertrag, Bestellung, Bericht oder möglicherweise das PDF oder EDI Dokument der herkömmlichen Rechnung. Die Anhänge eingehender Rechnungen können damit auch verwaltet werden.

Multichannel-Versand

Alle Möglichkeiten des Multichannel-Versands nutzen: Indem der gesamte Informationsaustausch (im Eingang und Ausgang) aus dem strukturierten Format generiert wird, unabhängig vom gewählten Kanal (SDI – Zentraler Austauschsystem, EDI, E-Mail, Papier).

Erstellung & Überprüfung

Reduzierung des Zeitaufwands für die Erstellung und Überprüfung elektronischer Rechnungen: Durch das Monitoring der von den Handelspartnern versendeten und empfangenen Rechnungen, von der Erstellung bis zur Übermittlung und die automatische Verwaltung der Ergebnisse des SDIs (Zentrales Austauschsystem). Außerdem können Sie die empfangenen Rechnungen über die vom SDI zur Verfügung gestellten Tools akzeptieren oder ablehnen.

Verifizierung & Kontrolle

Reduzierung des Zeitaufwands für Verifizierung und Kontrolle der ausgestellten elektronischen Rechnungen: Ausgestellte oder erhaltene elektronische Rechnungen lassen sich durch eine anpassbare grafische Darstellung lesbar machen und alle verknüpften Dokumente sind einfach abzufragen.

Rechtskonforme Archivierung

Verringerung der Kosten für die rechtskonforme Archivierung von elektronischen Rechnungen und verbundenen Dokumenten: Mit der zertifizierten Archivierungs- und Ausstellungsdienstleistung von Archiva, die alle neuen technischen Anforderungen zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen, Ergebnissen und etwaigen angehängten Dokumenten erfüllt.

Prozesskostenreduktion

Maßgebliche Reduzierung der Prozesskosten für die Signatur mit qualifiziertem Zertifikat und automatischem Upload in das Austauschsystem SDI: Durch das Einfügen der qualifizierten Unterschrift auf die an die Partner zugestellten elektronischen Rechnungen und die automatische Übertragung an das SDI (Zentrales Austauschsystem).

Mehr Kontrolle

Erhöhung der Kontrolle über den Dokumentenverwaltungsprozess: Dank der Möglichkeit, der elektronischen Rechnung Informationen hinzuzufügen, wie das Eingangsdatum der Rechnung, die Registrierungsdaten (Nummer und Protokolls Datum) und / oder andere Daten, die für die Indexierung der Rechnungen nützlich sind.

Gesetzeskonform

Einhalten der gesetzlichen Vorschriften: Durch den Einsatz eines akkreditierten Kanals für den Empfang von elektronischen Rechnungen aus dem SDI (Zentralem Austauschsystem), indem jeder Kunde einen Empfänger-ID zugewiesen wird und alle eingehenden Rechnungen auch über PEC (Zertifizierte E-Mail) verwaltet werden.

Funktionen

Verwaltung jeder beliebigen ERP-Datei

Smart.Invoice ermöglicht die Zustellung und Übernahme von elektronischen Rechnungen, die Verwaltung aller von ERP-Systemen generierten Dateien oder Formate und die Umwandlung dieser Formate in die vom SDI (Austauschsystem) benötigten Formate.

Verwaltung beliebig strukturierter Eingabeformate

Mit Smart.Invoice können Sie jeden strukturierten Datensatz verwalten, der aus Ihrem Managementsystem extrahiert wurde. Durch einen Daten-Transformations-Prozess wird das eingehende Format in das vom SDI (Zentrales Austauschsystem) geforderte Format umgewandelt.

Integration von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Mit Smart.Invoice können Sie passive elektronische Rechnungen integrieren, indem Sie das vom SDI (Zentrales Austauschsystem) übermittelte Format verwalten und in das vom ERP-System erforderte Format umwandeln.

Anlagenverwaltung

Smart.Invoice ermöglicht es (manuell oder automatisch), die vom Partner angeforderten Dokumente an die ausgestellte elektronische Rechnung anzuhängen, wodurch das Risiko der Verweigerung der Rechnung vermieden wird. Bei passiven Rechnungen können die Anhänge von der Rechnung extrahiert, und im Dokumenten-Workflow wie vom Kunden gewünscht verwaltet werden. Es ist auch möglich, die aktuellen EDI-Datei aus einer einzigen Datei zu generieren und anzuhängen. Die Anhänge können bei Bedarf auch (über Data Transformation-Prozesse wie für EDI) integriert werden.

Unterschrift und Übermittlung

Mit Smart.Invoice können die elektronischen Rechnungen, die an das SDI (Austauschsystem) ausgestellt wurden, mit einem qualifizierten Zertifikat von Archiva unterschrieben und automatisch wieder auf das SDI hochgeladen werden.

Outbound und Inbound Multichannel Management

Mit Smart.Invoice können Sie die Ausgabe und Eingabe von mehreren Kanälen verwalten, unabhängig vom ausgewählten Kanal (SDI – Zentraler Austauschsystem, EDI, E-Mail, Papier), ausgehend von einem einzigen strukturierten Datensatz.

Monitoring und Verwaltung der Ergebnisse

Smart.Invoice ermöglicht das Monitoring des Prozesses von der Erstellung bis zum Hochladen von elektronischen Rechnungen und verwaltet automatisch die Ergebnisse, die vom SDI (Zentralem Austauschsystem) gesendet werden, und gleicht diese mit der Originalrechnung ab. Sie können auch die empfangenen Rechnungen durch die über die vom SDI zur Verfügung gestellten Tools hinnehmen oder ablehnen.

Darlegung

Smart.Invoice bietet die lesbare Anzeige der ausgestellten und empfangenen elektronischen Rechnungen über ein Archiva-Standardformat oder ein benutzerdefiniertes Format, das vom Kunden angefordert wird, und ermöglicht das Senden per E-Mail, um die Aufzeichnung mit herkömmlichen Methoden verwalten zu können.

Empfang von elektronischen Rechnungen über einen akkreditierten Kanal

Mit Smart.Invoice können Sie Rechnungen vom SDI (Zentrales Austauschsystem) über einen akkreditierten Kanal empfangen und dem Kunden einen Empfängercode zuweisen. Es verwaltet auch alle Rechnungen, die der Kunde über PEC (Zertifizierte E-Mail) erhält.

Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und zugehörigen Dokumenten gemäß den italienischen und europäischen gesetzlichen Anforderungen

Smart.Invoice bietet eine Erhaltungs- und Ausstellungsdienstleistung von den Rechnungen, aber auch den Ergebnissen, die bereits den neuen technischen Regeln entspricht. Es ist auch in der Lage, Anhänge beizubehalten und die Rechnungen automatisch mit den anderen Auftragszyklusdokumenten zu verknüpfen, wodurch ein einfach zu lesendes Paket erstellt wird. Die Lesbarkeit wird durch Stylesheets gewährleistet, die mit spezifischen Logos und Layouts angepasst werden können.

Datenanreicherung

Mit Smart.Invoice können Sie der elektronischen Rechnung Informationen hinzufügen, um sie korrekt in den Dokumentensystemen zu verwalten. Sie können beispielsweise das Eingangsdatum der Rechnung, die Registrierungsdaten (Nummer und Datum des Protokolls) und / oder andere für die Indexierung der Rechnungen nützliche Daten hinzufügen.

Übertragung elektronischer Rechnungen an das Sistema di Interscambio

Smart Invoice SDI

Archiva ist für Sie die Schnittstelle zum Sistema di Interscambio. Archiva bereitet die Rechnungsdaten entsprechend auf und begleitet die Übertragung. Archiva managt dazu sämtliche Anworten und Statusmeldungen des Systems. Im Anschluss archiviert Archiva alle Daten entsprechend den italienischen gesetzlichen Anforderungen. So erhalten Sie eine komplette Dienstleistung aus einer Hand.

Archiva ist für Sie die Schnittstelle zum Sistema di Interscambio. Wir bereiten die Rechnungsdaten entsprechend auf und kümmern uns um die Übertragung. Wir managen dazu sämtliche Anworten und Statusmeldungen des Systems. Am Ende archivieren wir alle Daten entsprechend den italienischen gesetzlichen Anforderungen. So erhalten Sie eine komplette Dienstleistung aus einer Hand.

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