SDI FAQs

Was ist SdI?

Sistema di Interscambio (SdI) „auf Italienisch“ und Austauschsystem SdI „auf Deutsch“
Bereits jetzt müssen Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung in allen Wirtschaftsbeziehungen in elektronischer Form (E-Rechnungen) erstellt, signiert und über ein Austauschsystem SdI übertragen werden

Smart Invoice SDI

Ab wann treten die Bestimmungen in Kraft und wen betrifft die neue Regelung?

  1. Ab dem 1. Juli 2018 müssen ein- und ausgehende Rechnungen, die mit Kraftstoffen zu tun haben, über das SdI-Verfahren ausgetauscht werden, unter anderem dann mit elektronischer Signatur und Zeitstempel.
  2. Ab dem 1. September 2018 müssen zollfreie Wareneinkäufe privater Haushalte aus Nicht-EU-Ländern ab einem Schwellenwert von 155 € inklusive Mehrwertsteuer pro Rechnung über das Austauschsystem SdI laufen.
  3. Ab dem 1. Januar 2019 muss das Austauschsystem SdI für alle übrigen Rechnungen genutzt werden.

 

ACHTUNG

 Es gibt keine Ausnahmen bei z. B. Transaktionsbetrag, Unternehmensgröße, Branche usw.
 Alle Transaktionen, auch innerhalb eines Unternehmens, müssen über das Austauschsystem SdI erfolgen.
Nur Rechnungen in strukturierter Form werden als gültige Steuerdokumente anerkannt. Also werden nicht nur Papierrechnungen, sondern auch PDF-Rechnungen ab dem 1. Januar 2019 nicht mehr akzeptiert.

Was sind die Vorteile des Austauschsystems SdI?

  1. Alle beteiligten Rechnungsparteien sind über nur ein einziges System mit einem einzigen Format miteinander verbunden.
  2. Rechnungen werden schneller übertragen und Rückmeldungen über das SdI-System durch automatisierte Prüfungen und Akzeptanz durch den Rechnungsempfänger versendet.
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Wie wirkt sich dieses Gesetz auf Deutschland aus?

  1. Seit 2017 ist die Anforderung für B2B-Transaktionen optional, aber die italienische Regierung hat die freiwillige Verwendung von SDI mit mehreren Steuervorteilen angeregt. Die Frist für die obligatorische Verwendung dieser Anforderung für den privaten Sektor ist der 1. Januar 2019. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen, die in Italien tätig sind, die SDI-Vorschriften ab dem 1. Januar 2019 einhalten müssen. Ausgenommen sind grenzüberschreitende Transaktionen.
  2. Alle Unternehmen mit Niederlassungen in Italien müssen sich also jetzt rechtzeitig auf diese Gesetzesänderung bei der Rechnungsstellung vorbereiten. Archiva steht Ihnen hier als langjähriger und erfahrener Experte mit einer Vielzahl von E-Invoicing-Formaten sowie Projekten gerne als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.
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Welche Spezifikationen sollten die Unternehmen in ihren Rechnungen beachten?

Rechnungen werden in einem XML-Format erstellt, das von der italienischen Steuerbehörde definiert wurde. Dieser Standard nennt sich FatturaPA. Auch offizielle EU-Syntaxen sollen erlaubt sein. Anschließend wird die Rechnung mit einer qualifizierten Signatur versehen und über das Austauschsystem SdI übermittelt.

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Wie kann Archiva Ihnen dabei helfen?

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist der Austausch des Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer in einem integrierten elektronischen Format.

Die Rolle von Archiva besteht darin, als Vermittler zu arbeiten. Das heißt, unser Unternehmen ist eine optionale Stelle, die die Rechnung im Auftrag des Ausstellers oder des Empfängers verwalten kann, wenn diese mit dem Austausystem SdI interagiert.

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Fragen und Antworten zum Thema elektronische Rechnungsstellung und SDI

In diesem Abschnitt finden Sie eine Reihe von Inhalten, die sich mit der Welt der elektronischen Rechnungsstellung befassen und Ihnen helfen, die Gesetzgebung und Möglichkeiten, die hinter dieser Verpflichtung stehen, besser zu verstehen.

ELEKTRONISCHE RECHNUNG

1. Was ist elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnung ist ein digital erstelltes Dokument mit einer Sprache, die von Computersystemen ohne menschliche Intervention verarbeitet werden kann, deren Inhalt unveränderlich ist, und unveränderlich sein muss, um seine Integrität zu gewährleisten. Das vom Exchange-System akzeptierte strukturierte Format ist XML (eXtensible Markup Language).

2. Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Die Übermittlung elektronischer Rechnungen muss über das von der Agenzia delle Entrate verwaltete Interchange-System (SdI, Sistema di Interscambio) erfolgen.
Elektronische Rechnungen, die nicht auf diese Weise versandt werden, gelten als nicht ausgestellt, der Inhaber der Mehrwertsteuer muss alle Strafen zahlen, die sich aus der Verletzung dieser Verpflichtung ergeben, und der Kunde kann die mit dieser Transaktion verbundene Mehrwertsteuer nicht abziehen.
Das Interchange-System (SdI) empfängt die elektronischen Rechnungen, kontrolliert sie und übermittelt sie an die Stelle, für die sie bestimmt sind.
Insbesondere wenn XML-Dokumente im SdI ankommen, prüft das System:

  • Sind die gesetzlich vorgeschriebenen wesentlichen Rechnungsdaten vorhanden (z.B. Aussteller- und Empfängerdaten, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Beschreibung der verkauften Waren oder Produkte, Umsatzsteuerdaten, Summen);
  • Wurde eine Telematikadresse angegeben, an die die Rechnung zu senden ist (Empfängercode oder PEC).

Wenn die Informationen korrekt sind, leitet das SdI die elektronische Rechnung an den im Dokument angegebenen Empfänger weiter und sendet dann einen Lieferschein mit den Daten des Ausstellers sowie Datum und Uhrzeit der Zustellung des Dokuments. Die Rechnung gilt dann als ausgestellt. Sind die Angaben falsch, lehnt das SdI sie ab und die Rechnung gilt nicht als ausgestellt.

3. Wer ist von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgeschlossen?

Von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgeschlossen sind:

  • diejenigen, die die regime forfettario (Pauschalregelung) anwenden (§§ 54-89, Art. 1, Gesetz 190/2014);
  • diejenigen, die das regime di vantaggio (Vorteilsregime) anwenden (Absätze 1 und 2, Art. 27, Dekret Gesetz 98/2011);
  • die regime speciale degli agricoltori (Sonderregelung für Landwirte) (Artikel 34 Absatz 6 des Präsidialerlasses 633/72);
  • die Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Gebietsfremde innerhalb und außerhalb der Gemeinschaft;
  • Angehörige der Gesundheitsberufe in Bezug auf die im Jahr 2019 durchgeführten Operationen, die durch die Gesundheitskarte belegt sind (Dekret Gesetz 119/2018).

Die Betreiber können jedoch auf der Grundlage von Vorteilen oder Pauschalen elektronische Rechnungen gemäß den Bestimmungen der Maßnahme vom 30. April 2018 ausstellen.

4. Was ist eine vereinfachte elektronische Rechnung?

Es handelt sich um eine Rechnung über einen Gesamtbetrag von höchstens 100 EUR sowie um die in Artikel 26 genannte Änderungsrechnung, die in vereinfachter Form ausgestellt werden kann, wobei sie gemäß Artikel 21 mindestens die erforderlichen Mindestinformationen enthält, d. h.:

  • die Identifikationsdaten des Lieferanten und des Kunden;
  • die Nummer und das Datum der Rechnung;
  • eine Beschreibung der Art, Menge und Qualität der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen;
  • den Steuerbetrag, den Satz und die Mehrwertsteuer.

Die vereinfachte Rechnung kann für die folgenden Arten von Vorgängen nicht ausgestellt werden:
innergemeinschaftliche Lieferungen im Sinne von Artikel 41 des Gesetzesdekrets Nr. 331 vom 30. August 1993, umgewandelt mit Änderungen durch das Gesetz Nr. 427 vom 29. Oktober 1993;
Transaktionen gemäß Artikel 21 Absatz 6a Buchstabe a).

5. Was ist eine aufgeschobene elektronische Rechnung?

Die gestundete Rechnung wird für Waren oder Dienstleistungen zu einem anderen Zeitpunkt als dem Zeitpunkt der Transaktion ausgestellt und enthält alle in einem bestimmten Zeitraum erhaltenen Dokumente. Diese Dokumente müssen innerhalb von 15 Tagen nach dem Monat nach dem Austausch von Waren oder Dienstleistungen erstellt und aufgezeichnet werden und auf jeden Fall den Zeitraum angeben, in dem diese Transaktionen stattgefunden haben.
Die gestundete Rechnung ist eine Abweichung von der allgemeinen Regel der Rechnungsstellung (Rundschreiben 134/E/1994), die die Ausstellung der Rechnung zum Zeitpunkt der Transaktion vorsieht.
In jedem Fall muss sich die gestundete Rechnung auf dieselbe Person beziehen und alle Transaktionen müssen im selben Jahr stattgefunden haben.
Die Ausstellung einer gestundeten Rechnung bleibt auch für die elektronische Rechnungsstellung eine Option. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit haben, die Rechnung an das SdI (Sistema di Interscambio) zu senden. In jedem Fall müssen Sie dem Kunden zum Zeitpunkt der Transaktion ein DDT- oder gleichwertiges Dokument zusenden.

EMPFÄNGERCODE

1. Was ist der Empfängercode?

Der Empfängercode ist ein 7-stelliger alphanumerischer Identifikationscode für jede Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der den Empfänger einer elektronischen Rechnung identifiziert.
Er definiert die Telematikadresse, an die die Rechnungen gesendet werden, und dient somit dazu, dem Interchange-System mitzuteilen, an wen die Rechnungen geliefert werden sollen.
Diese Kennung muss auf der Website der Agenzia delle Entrate registriert und als Referenz-Telematikadresse für den Empfang von elektronischen Rechnungen angegeben werden.

2. Wie erhalte ich den Empfängercode?

Der Empfängercode kann nur von den Eigentümern eines Übertragungskanals angefordert werden, der bereits vom Interchange-System für das Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen an Privatkunden akkreditiert ist.
Diese Unternehmen identifizieren sich in der Regel mit den Vermittlern, die die Dienstleistung anbieten. Um diesen Code verwenden zu können, benötigen Sie daher einen Dienst, der die Verwaltung des gesamten Abrechnungszyklus ermöglicht, da der Code nach der Formalisierung zum Standardkanal für den Empfang wird.

3. Welche Alternativen gibt es zum Empfängercode?

Anstelle des Empfängercodes kann der Steuerzahler die PEC-Adresse als Zieladresse für den Empfang elektronischer Rechnungen wählen.
Diese Option wird jedoch nicht empfohlen, da Sie möglicherweise Prozessineffizienzen haben, die hauptsächlich darauf zurückzuführen sind, dass viele Vorgänge manuell bleiben würden, was das Risiko von Fehlern und die Zeit, die für die Verwaltung der Rechnungen selbst benötigt wird, erhöht, ohne an die Probleme im Zusammenhang mit dem PEC-Kanal zu denken, wie z.B. eine volle Mailbox, Spamfilter, Überschreitung der Grenze der Größe des Anhangs, etc.

4. Wie sollte der Empfängercode registriert werden?

Um den Empfängercode zu registrieren und als Referenz-Telematikadresse anzugeben, ist es erforderlich, auf das Portal der Einnahmenagentur unter folgender Adresse zuzugreifen: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
Wählen Sie dann unter den verfügbaren Diensten den Punkt “Registrierung der Telematikadresse, an die alle elektronischen Rechnungen gehen sollen” unter dem Punkt “Elektronische Rechnungsstellung”.
Geben Sie schließlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den Empfängercode an, die Sie von Ihrem E-Invoicing-Dienstleister erhalten haben.

5. Wann kann ich den Empfängercode "0000000" verwenden? (7 Nullen)?

Wenn Ihre Kunden Kleinbauern oder Endverbraucher sind, müssen Sie den Code “0000000” eingeben. (7 Nullen) im Feld des Empfängercodes, da diese Personengruppen keinen solchen Identifikationscode haben.
Die Eingabe dieses Codes macht es dem Börsensystem jedoch unmöglich, elektronische Rechnungen zu liefern, deren Originalkopie dem Kunden im Bereich der Konsultation elektronischer Rechnungen im Bereich “Rechnungen und Gegenleistung” der Agenzia delle Entrate dank der Identifizierung durch die Steuerkennzeichnung zur Verfügung gestellt wird.
Um auf diese Dokumente zugreifen zu können, müssen Sie sich mit “Rechnungen und Gebühren” verbinden, dann in den Bereich “Beratung” und dann “Mehrwertsteuerrelevante Daten” gehen. In diesem Fall müssen Sie Ihrem Kunden dennoch eine Kopie (einschließlich Papier) der ausgestellten Rechnung liefern, aus der hervorgeht, wo Sie die ursprüngliche elektronische Rechnung einsehen können, die steuerlich gültig ist.

6. Worin besteht der Unterschied zwischen dem Empfängercode und dem Einheitscode?

Der Empfängercode ist ein alphanumerischer Code, der aus 7 Zeichen besteht und nur für die elektronische Rechnungsstellung zwischen PRIVATE verwendet wird, also für B2B (Business to Business) oder B2C (Business to Consumer) Transaktionen.
Der Unique Code hingegen ist ein alphanumerischer Code aus 6 Zeichen, der nur für die elektronische Rechnungsstellung an die VERWALTUNGSÖFFENTLICHKEIT verwendet wird. Es ist möglich, dass dieselbe Verwaltungsstruktur je nach Büro mehrere eindeutige Codes aufweisen kann. Der eindeutige Code wird auch als CUU (Unique Office Code) oder als Ipa-Code bezeichnet.

AUSTAUSCHSYSTEM

1. Was ist das Austauschsystem?

Das Interchange-System (Sistema di Interscambio, oft auch mit dem Akronym SdI bezeichnet) ist eine von der Agenzia delle Entrate verwaltete Computerplattform, die mit einem “Sortierzentrum” vergleichbar ist, das alle bei ihm eingehenden Postsendungen kontrolliert und weiterleitet, während es Sendungen, die die Kontrollen nicht bestehen, an die Absender zurückschickt.
Dieses System wurde bereits für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt, welche durch das Finanzgesetz 2008 festgelegt wurde.

2. Was bewirkt der Austausch?

Das Interchange-System empfängt und sendet elektronische Rechnungen im strukturierten XML PA-Format. Dies bedeutet, dass die Bediener in der Lage sein müssen, E-Rechnungen im unterstützten Format zu erstellen, bevor sie sie an das System senden. Das System übernimmt keine administrative Rolle.
Die Leitlinien in Anhang C) des Ministerialerlasses Nr. 55/2013 legen fest, dass die Aufgaben des Austauschsystems zu erfüllen sind:

  • Bereitstellung von Akkreditierungsdiensten für das System;
  • Rechnungen im elektronischen Format empfangen;
  • Validierung und Verwaltung von Rechnungsflüssen;
  • Kontrollen der übermittelten Daten (Integrität, Authentizität, Einzigartigkeit, Einhaltung des Formats, Vorhandensein und formale Korrektheit der obligatorischen Rechnungsdaten) durchführen;
  • die Rechnungen an die empfangenden öffentlichen Verwaltungen oder an die privaten Mehrwertsteuerpflichtigen richten;
    das Ergebnis des Sendens/Empfangens von Bewegungen an Benutzer durch einen Beleg zu melden;
  • im Falle von Rechnungen, die für öffentliche Verwaltungen bestimmt sind, an RGS – Ragioneria Generale dello Stato die Informationsflüsse für die Überwachung der öffentlichen Finanzen zu übermitteln und gleichzeitig die PCC – Plattform für die Kreditzertifizierung zu versorgen;
  • technische Unterstützung für die Personen, die mit dem SdI interagieren.
3. Kann das Interchange-System eine elektronische Rechnung ablehnen?

Ja, das Interchange-System kann die elektronische Rechnung oder die Charge von elektronischen Rechnungen ablehnen, auch wenn sie korrekt empfangen wurde, wenn sie bestimmte Kontrollen, die in der Datei durchgeführt werden, nicht bestehen.
Bei Nichtbestehen der Prüfungen wird dem Sender innerhalb von 5 Tagen eine Empfangsbestätigung über die Ablehnung der Datei auf dem gleichen Kanal zugestellt, mit dem die XML-Datei an das SdI gesendet wurde, und die elektronische Rechnung gilt als nicht ausgestellt.

4. Wer kann das Interchange-System nutzen?

Die SdI (Sistema di Interscambio) kann von allen mehrwertsteuerpflichtigen Inhabern zum Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen gemäß dem Gesetz verwendet werden, das die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Privatpersonen ab dem 1. Januar 2019 festlegt.

BEREICH RECHNUNGEN UND GEBÜHREN DER AGENZIA DELLE ENTRATE

1. Was ist das Portal "Rechnungen und Gebühren"?

Das Portal “Rechnungen und Gebühren” ist ein reservierter Webbereich, der für einzelne Benutzer mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über persönliche Zugangsdaten zugänglich ist und unter anderem eine Reihe von Dienstleistungen zur Erstellung, Übermittlung, Abfrage und Speicherung elektronischer Rechnungen umfasst.
Daher ist es notwendig, dass der Benutzer zuvor eine der folgenden Zugangsdaten erworben hat:

  • SPID-Anmeldeinformationen (“Public System of Digital Identity”);
  • Nationaler Dienstausweis (NSS);
  • Fisconline/Entratel-Anmeldeinformationen, ausgestellt von der Agenzia delle Entrate.
    Mit den gleichen Zugangsdaten kann der Nutzer auf alle anderen von der Agenzia delle Entrate angebotenen Online-Dienste zugreifen, wie z.B. die Einsichtnahme in seine Steuererklärungen, Zahlungen, Registrierungsdokumente, Hypotheken- und Katastervermessungen im Zusammenhang mit seinem Eigentum.
2. Wie komme ich auf das Portal "Rechnungen und Gebühren"?

Der Link zum Portal “Rechnungen und Gebühren” befindet sich auf der Homepage der Website www.agenziaentrate.gov.it im Themenbereich “Elektronische Rechnungen und Gebühren”. Wenn Sie auf den Link des Portals klicken, öffnet sich die Maske, in der Sie Ihre Zugangsdaten eingeben müssen.
Nach Eingabe der Zugangsdaten öffnet das System eine neue Maske, in der der Benutzer das Profil auswählen muss, mit dem er arbeiten möchte:

  • Wenn Sie auf die Dienstleistungen rund um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugreifen möchten, müssen Sie den Punkt “Ich selbst” auswählen;
  • Wenn Sie angewiesen wurden, im Namen des Unternehmens zu arbeiten, für das Sie arbeiten, müssen Sie den Punkt “Vertriebspartner” auswählen;
  • Wenn Sie von Ihrem umsatzsteuerpflichtigen Kunden eine Vollmacht als Vermittler erhalten haben, müssen Sie den Punkt “Direkte Vollmacht” auswählen;
  • Wenn Sie als Vormund der für die Mehrwertsteuer registrierten Person fungieren müssen (z.B. weil diese verboten ist), müssen Sie den Punkt “Vormund” auswählen.
3. Wer kann auf das Portal "Rechnungen und Gebühren" zugreifen?

Das Portal ist für einzelne Benutzer mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über ihre persönlichen Zugangsdaten (SPID, CNS oder Fisconline/Entratel) zugänglich.
Der Zugang kann auch an einen Vermittler delegiert werden, der dann die darin enthaltenen Dienste im Namen seines Kunden nutzen kann.

Nicht alle Vermittler sind delegierbar, sondern nur die gesetzlich vorgesehenen (Art. 3 Abs. 3 des Präsidialerlasses Nr. 322/1998), d.h. – im Allgemeinen – Buchhalter und Wirtschaftsprüfer, Arbeitsvermittler, etc.

Sie können allen Diensten im Portal “Rechnungen und Gebühren” eine Delegation zuweisen oder Ihrem Broker nur einen Teil davon zugänglich machen lassen: Weitere Informationen zu den delegierbaren Diensten und wie Sie die Delegation zuweisen können, finden Sie im entsprechenden Abschnitt auf der Website der Einnahmenagentur und insbesondere in der Musterdelegation, die Sie hier herunterladen können.

4. Welche Dienstleistungen bietet das Portal "Rechnungen und Gebühren"?

Das Portal enthält alle kostenlosen Dienstleistungen der Agenzia delle Entrate zur Unterstützung von Umsatzsteuerpflichtigen bei der elektronischen Rechnungsstellung:

  • den Dienst “Registrierung der Methode zum Erhalt der elektronischen Rechnung”, der es Ihnen ermöglicht, die MwSt-Nummer mit einer einzigen Telematikadresse zu kombinieren, auf der Sie standardmäßig alle elektronischen Rechnungen vom SdI erhalten;
  • das Webverfahren zur Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen und zur Nutzung des kostenlosen Dienstes der elektronischen Speicherung aller über SdI ausgestellten und erhaltenen Rechnungen;
  • den Service für die “Generierung des QR-Codes”, der die Steueridentifikationsdaten des Umsatzsteuerpflichtigen enthält;
  • den Dienst “Konsultation der mehrwertsteuerrelevanten Daten”, der den Zugang zu den Funktionen der Suche, Anzeige und des Herunterladens von Dateien mit elektronischen Rechnungen, die über das SdI ausgestellt und empfangen werden, ermöglicht;
  • den Dienst “Überwachung der übertragenen Dateien”, der den Zugang zu den Funktionen der Suche und Anzeige von Belegen für Verschwendung oder Lieferung oder Unmöglichkeit der Lieferung elektronischer Rechnungen ermöglicht.

Das Portal bietet auch andere kostenlose Dienste zur Verwaltung an:

  • den Prozess der Übermittlung der Vergütungsdaten;
  • den Prozess der Übermittlung der regelmäßigen Berichte über die Bewertung der Mehrwertsteuer;
  • den Prozess der Übermittlung des so genannten Ausgabenzählers (aufgehoben für Maßnahmen, die ab dem 1. Januar 2019 durchgeführt werden).

ELEKTRONISCHE RECHNUNGSVERWALTUNG

1. Was soll ich tun, wenn das Interchange-System eine Rechnung ablehnt?

Wenn das SdI eine Rechnung ablehnt, gilt sie als nicht ausgestellt, und die ausstellende Partei hat 5 Tage Zeit, sie zu korrigieren und an das Interchange-System zurückzusenden, wobei sie das gleiche Datum und die gleiche Rechnungsnummer beibehält.
Wenn es nicht möglich ist, das Dokument mit der gleichen Nummer und dem gleichen Datum auszustellen, ist es unbeschadet der Notwendigkeit, die korrekte Zahlung der Steuer auf der Grundlage der durchgeführten Transaktion vorzunehmen, alternativ möglich:

  • die gleiche Datei senden, wobei das gleiche Datum beibehalten wird, aber die Rechnungsnummer geändert wird, wie von der Agenzia delle Entrate im Rundschreiben 13/E vom 2. Juli 2018 beschrieben;
  • eine Rechnung mit einer neuen Nummer und einem neuen Datum ausstellen (in Übereinstimmung mit den zusätzlichen Dokumenten, die in der Zeit seit der ersten Einreichung durch SdI ausgestellt wurden), für die ein Bezug zur vorherigen Rechnung besteht, die von SdI verworfen und anschließend mit einer internen Rechnungsänderung storniert wurde, um die Aktualität der Rechnung selbst in Bezug auf den von ihr dokumentierten Vorgang zu verdeutlichen;
  • eine Rechnung wie vorstehend zu erstellen, jedoch unter Verwendung einer spezifischen Nummerierung, die unter Beachtung ihrer Progressivität zeigt, dass es sich um ein Änderungsdokument zum vorherigen handelt, das von der SdI mehrfach fehlerhaft und verworfen wurde.
2. Wenn ich eine Lieferantenrechnung elektronisch erhalte, kann ich, nachdem ich ein lesbares PDF dieser Rechnung erzeugt habe, diese ausdrucken, die verschiedenen heute verwendeten Stempel anbringen, das Dokument erneut hochladen und als Bild im PDF-Format speichern?

Nein, eine im XML-Format empfangene Rechnung kann nicht geändert oder integriert werden. Für die Anwendung von Stempeln ist es notwendig, ein Computerdokument mit dem virtuellen Stempel mit Informationen über die Verwendung der Kosten für ein finanziertes Projekt zu erstellen. Das erstellte Dokument muss so verknüpft werden, dass es bei der Suche nach der elektronischen Speicherung der Rechnung zusammen mit dem ergänzenden Dokument “freigelegt” wird.
Letztendlich können Sie KEINE Stempel auf der analogen Kopie der Rechnung drucken und anbringen und diese dann neu nummerieren und einlagern.

3. Kann ich das PDF einer in XML eingegangenen Lieferantenrechnung in Papierform erzeugen, drucken und speichern?

Nein, die elektronische Rechnung im XML-Format ist ein elektronisches Dokument, das, um gegenüber Dritten gültig und durchsetzbar zu sein und seine Authentizität, Integrität und Lesbarkeit im Laufe der Zeit zu gewährleisten, nur in elektronischer Form aufbewahrt werden darf. An dieser Stelle hat die Agenzia delle Entrate mit dem Rundschreiben 13/E/2018 die Möglichkeit erkannt, anstelle des XML-Pfades auch das Bild oder PDF der XML-Datei als Produkt über das Style Sheet oder das Programm zur Anzeige der Rechnung elektronisch zu speichern.

4. Wenn ich nur ein separates Mehrwertsteuerregister für elektronische Lieferantenrechnungen erstelle, kann ich dann nur diese Rechnungen elektronisch und die anderen noch auf Papier aufbewahren?

Es besteht keine Verpflichtung zur Verwaltung von elektronischen und Papierrechnungen mit separaten Teilregistern oder Unterregistern. Die Nummerierung kann ohne Unterbrechung fortgesetzt werden, sofern die eindeutige Identifizierung der Rechnung gewährleistet ist, unabhängig davon, ob sie analog oder elektronisch erfolgt. Davon ausgehend kann die analoge Rechnung weiterhin in Papierform gespeichert werden (wobei jedoch die Vorteile einer einzigen und integrierten Verwaltung der verschiedenen ausgegebenen und empfangenen Rechnungsflüsse verloren gehen).

5. Was soll ich tun, wenn die elektronische Rechnung eine Fremdwährung hat?

Wenn Sie sich für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung in einer Fremdwährung entscheiden, ist es ratsam, den Betrag in Euro umzurechnen und in der XML-Datei, die über das Interchange-System übertragen wird, als Zusatzinformation anzugeben und den Wert des Fremdwährungsdienstes in einem anderen Feld des Pfades anzugeben.
Es ist darauf hinzuweisen, dass gemäß Artikel 13 des Umsatzsteuer-Konsolidierungsgesetzes (Präsidialerlass 633/72) für die Ermittlung des steuerpflichtigen Betrags die fälligen Beträge sowie die in Fremdwährung anfallenden Aufwendungen und Abgaben zum Wechselkurs des Tages, an dem die Transaktion durchgeführt wird, oder, mangels einer solchen Angabe in der Rechnung, des Tages, an dem die Rechnung ausgestellt wird, oder, mangels einer solchen Angabe, auf der Grundlage des Angebots des nächsten Vortages berechnet werden.

Die Umrechnung aller während des Kalenderjahres getätigten Transaktionen in Euro kann auf der Grundlage des von der Europäischen Zentralbank veröffentlichten Wechselkurses erfolgen.

6. Wie gehe ich mit einer Variationsnote um?

Nach der Erbringung einer Dienstleistung oder der Übergabe einer Ware kann es vorkommen, dass Sie eine Änderungsnotiz ausstellen müssen, z.B. wenn der Kunde die Rechnung bestreitet, weil sie nicht der Bestellung entspricht. In diesem Fall wurde die Rechnung für die Bestellung vom Interchange-System korrekt ausgestellt, und der Empfänger kann sie nicht ablehnen, sondern kann sie mit der Anforderung der Variation Note anfechten.

Die Variationsvermerk, der neben Datum und Nummerierung die gleichen Merkmale wie eine normale Rechnung aufweist, muss auch unter Bezugnahme auf die Originalrechnung für die Differenz des falschen Betrages, für den Rabatt oder für den gewährten Skonto ausgestellt werden. Die Änderungsnotiz muss auch in den Umsatzsteuerregistern und im Zeitungsbuch nach den gleichen Verfahren und Fristen wie die klassischen Rechnungen erfasst werden.

Es wird dem Empfänger nicht mehr möglich sein, die sogenannte “Lastschrift” an seinen Lieferanten auszustellen, da sie nie ein Dokument von steuerlichem Wert war und nicht vom Börsensystem verwaltet wird.

7. Was können die Gründe dafür sein, dass eine E-Rechnung verworfen wird?

Die Rechnung kann in einem oder mehreren der folgenden Fälle aus dem Interchange-System verworfen werden:

Fehlen oder Inkonsistenz der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben (Art. 21 oder 21-bis des Präsidialerlasses Nr. 633/1972), d.h.:

  • die Identifikationsdaten des Lieferanten und des Kunden;
  • die Nummer und das Datum der Rechnung;
  • eine Beschreibung der Art, Menge und Qualität der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen;
  • den Steuerbetrag, den Satz und die Mehrwertsteuer;
  • Inkonsistenz oder Nichtvorhandensein der Werte der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten (Lieferant) und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder des Steuerkennzeichens des Kunden (Käufer/Käufer) im Steuerregister;
  • Fehlen der Telematikadresse, an die die Datei gesendet werden soll (d.h. das Feld “Empfängercode” muss immer ausgefüllt werden);
  • Inkonsistenz zwischen den Werten der Bemessungsgrundlage, des Satzes und der Mehrwertsteuer (z.B., wenn die Bemessungsgrundlage EUR 100 beträgt, beträgt der Satz 22%, die Mehrwertsteuer muss EUR 22 betragen).

Für alle elektronischen Rechnungen, die an Privatpersonen (andere Mehrwertsteuerpflichtige oder Endverbraucher) gesendet werden, akzeptiert das SdI (Sistema di Interscambio) auch digital unsignierte Dateien. Ist die elektronische Rechnungsdatei jedoch digital signiert, prüft das SdI die Gültigkeit des Signaturzertifikats. Das SdI prüft auch, ob die Datei der gleichen elektronischen Rechnung nicht bereits versendet (dupliziert) wurde.

8. Was ist eine Selbstrechnung?

Eine Selbstrechnung ist ein Dokument, in dem Sender und Empfänger übereinstimmen, eine Ausnahme von der normalen Rechnungsstellung, die vorsieht, dass derjenige, der die Zahlung erhalten muss, auch derjenige ist, der die Rechnung ausstellt. Es ist ein Dokument, das den Verkauf einer Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung bescheinigt und vom Auftraggeber und nicht vom Dienstleister ausgestellt wird.

9. In welchen Fällen wird eine automatische Rechnung ausgestellt?

Die häufigsten Fälle, in denen eine automatische Rechnung erforderlich ist, sind:

  • Fakturierung von Geschenken;
  • Eigenverbrauch des Unternehmensvermögens;
  • Denunziation;
  • Einhaltung der Reverse-Charge-Regel.
10. Was ist eine automatische Rechnung für Geschenke?

Dies ist eine besondere Art der Eigenrechnung, die ausgestellt wird, wenn die der Tätigkeit unterliegenden Waren für andere Zwecke verwendet und nicht regelmäßig verkauft werden.
Wenn der Unternehmer die Produkte des Unternehmens für den eigenen Gebrauch oder nach der Entleerung des Unternehmens verwendet, muss daher eine Gutschrift ausgestellt werden.

Diese Art der Eigenrechnung muss das SdI durchlaufen und im Feld “Dokumentart” den Code TD01 als normale Rechnung melden.

11. Was ist eine Gutschrift für den Eigenverbrauch?

Dies ist eine besondere Art der Eigenrechnung, die ausgestellt wird, wenn die der Tätigkeit unterliegenden Waren für andere Zwecke verwendet und nicht regelmäßig verkauft werden.
Wenn der Unternehmer die Produkte des Unternehmens für den eigenen Gebrauch oder nach der Entleerung des Unternehmens verwendet, muss daher eine Gutschrift ausgestellt werden.

Diese Art der Eigenrechnung muss das SdI durchlaufen und im Feld “Dokumentart” den Code TD01 als normale Rechnung melden.

12. Was ist eine automatische Rechnung, die als Beschwerde ausgestellt wird?

Dies ist eine besondere Art der Selbstrechnung, die ausgestellt wird, wenn Sie innerhalb von 4 Monaten nach der Übergabe der Waren oder Dienstleistungen keine steuerpflichtige Mehrwertsteuerrechnung erhalten haben.
In diesem Fall ist es notwendig, eine Gutschrift mit allen relevanten Daten auszustellen und innerhalb von 30 Tagen an das Umsatzsteueramt zu liefern, so dass Sie auch ohne eine reguläre Rechnung des Lieferanten die Rechnungen abrechnen und die Rechnung wie gesetzlich vorgeschrieben korrekt und ordentlich halten können.

Diese Art der automatischen Rechnung muss das SdI durchlaufen und im Feld “Dokumenttyp” den Code TD20 haben.

13. Was ist eine Reverse Charge?

Eine Reverse Charge ist eine Abweichung vom normalen Beitrag der Mehrwertsteuer, die den Kunden der Dienstleistung verpflichtet, die Mehrwertsteuer anstelle des Lieferanten zu zahlen.
In der Praxis verlangt die Verwendung von Reverse Charge, dass der Rechnungssteller nicht den Kurs für die Transaktion anwenden muss, sondern “Reverse Charge”.

Der Empfänger des Steuerbelegs hingegen muss ihn mit dem Mehrwertsteuerbetrag integrieren und sowohl im Mehrwertsteuerregister der erstellten Rechnungen als auch im Register der Einkäufe führen, damit die Transaktion neutral ist.

Für den Fall, dass die Rechnung einem Reverse Charge unterliegt, ist es notwendig, eine Gutschrift auszustellen, um die Transaktion zu bestätigen.

14. In welchen Fällen wird die Reverse Charge angewendet?

Die Reverse-Charge-Methode gilt nur in den folgenden Fällen:

  • im Bausektor in Bezug auf Auftragnehmer und Subunternehmer, deren Tätigkeiten unter Abschnitt F der Klassifizierungstabelle ATECOFIN 2004 fallen;
  • für den Verkauf von Gebäuden oder Teilen davon, wenn der Eigentümer dies ausdrücklich verlangt;
    im Bereich der Telefonie;
  • für die Übertragung von Laptops und allen Teilen oder Zubehörteilen;
  • für Waren, die aus Steinbrüchen oder Bergwerken gewonnen wurden;
  • Reinigung, Installation von Geräten, Abbruch oder Gebäudeausrüstung;
  • für die Emission von Treibhausgasen oder anderen Stoffen mit vorheriger Genehmigung der Europäischen Union;
  • Übertragung von Gas und Energie an einen Wiederverkäufer innerhalb der nationalen Grenzen;
  • Transaktionen mit Discountern, Supermärkten und Hypermärkten;
  • für große Einzelhändler nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen und für Tätigkeiten, die von der Europäischen Union zugelassen und genehmigt sind;
  • durch Zugeständnis von Paletten.
15. Was ist eine automatische Rechnung mit Reverse Charge?

Dies ist eine Selbstrechnung, die ausgestellt wird, wenn die Rechnung einem Reverse Charge unterliegt (d.h. wenn in besonderen Fällen der Mehrwertsteuerbeitrag in die Verantwortung des Steuerpflichtigen fällt) und notwendig ist, um den Vorgang zu bestätigen.

Darüber hinaus gibt es auch europäische und internationale Transaktionen, bei denen es notwendig ist, eine Rechnung mit Reverse Charge oder gegebenenfalls mit einer Eigenrechnung auszustellen.

Diese beiden Arten der Rechnungsstellung ergänzen sich, denn wenn Ihr Lieferant eine Reverse-Charge-Rechnung ausstellt, müssen Sie die Transaktion in Ihren Aufzeichnungen mit einer Gutschrift erfassen, um die Dokumentation zu integrieren.

16. Sollen die Gutschriften an das Börsensystem übermittelt werden?

Wie von der Agenzia delle Entrate mit der Bestimmung 89757/2018 festgelegt, muss, wenn der Lieferant seinen Wohnsitz oder eine Betriebsstätte im Inland hat, die Eigenrechnung an das Börsensystem übermittelt werden, das sie mit dem Code TD20 identifiziert, es sei denn, es handelt sich um einen Zusatz zu der Rechnung, der einem internen Reverse Charge unterliegt.
Nur in diesem Fall ist E-Invoicing erforderlich, obwohl es keine Bestimmung gibt, die die Verwendung von E-Invoicing verbietet, wenn die andere Partei eine EU- oder Nicht-EU-Einheit ist. In diesem Fall muss der Vertragspartei jedoch gestattet werden, die Rechnung in Papierform zu erhalten, und alle Verpflichtungen für diese Art von Transaktionen müssen erfüllt sein.

17. Sollten Reverse-Charge-Selbstrechnungen an das Interchange-System übermittelt werden?

In diesen Fällen ist eine grundsätzliche Unterscheidung zu treffen:
Bei Rechnungen, die einem externen Reverse Charge unterliegen (d.h. bei Käufen innerhalb der EU oder bei Dienstleistungen in der EU und außerhalb der EU, die von gebietsfremden Parteien empfangen und erbracht werden), unterliegt der Käufer/Käufer nicht den Regeln der elektronischen Rechnungsstellung, da der Käufer/Käufer in solchen Situationen verpflichtet ist, die Mitteilung des in Artikel 1 Absatz 3 bis der Gesetzesverordnung 127/20115 genannten Externometers zu übermitteln.

Für interne Reverse-Charge-Transaktionen nach Art. 17 des Dpr 633/72 muss die Rechnung elektronisch über SdI ausgestellt werden. Der Empfänger erhält es elektronisch und wird mit dem Code “N6” deutlich darauf hingewiesen, dass es sich um eine Reverse-Charge-Operation handelt. Die von den geltenden Vorschriften geforderte Buchhaltungskonformität sieht einen “Zuschlag” auf die erhaltene Rechnung mit dem Satz und der fälligen Steuer und die anschließende Registrierung derselben gemäß den Artikeln 23 und 25 des Präsidialerlasses 633/72 vor.

18. Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung an einen Endverbraucher?

Die Bestimmung 89757 des Direktors der Agenzia delle Entrate sieht vor, dass die Ausstellung der elektronischen Rechnung an einen Endverbraucher durch Eingabe des herkömmlichen Codes “0000000” erfolgt und im Abschnitt der Stammdaten der elektronischen Rechnung nicht in die Felder “IdFiscaleIVA” eingetragen werden sollte, sondern nur das Feld “CodiceFiscale” des Erwerbers/ Käufers ausgefüllt wird.

In diesem Fall liefert das SdI die elektronische Rechnung an den Überweiser/ Anbieter und stellt sie in seinem reservierten Bereich auf der Website der Agenzia delle Entrate zur Verfügung. Der Verkäufer/ Darlehensgeber liefert jedoch direkt an den Endverbraucherkunden eine Computer- oder analoge Kopie der elektronischen Rechnung und teilt mit, dass das Dokument vom SdI im reservierten Bereich der Website der Einnahmenagentur zur Verfügung gestellt wird.

In diesem Fall ist die PEC des Empfängers daher nicht zwingend erforderlich.

19. Wie erstelle ich eine aufgeschobene elektronische Rechnung?

Die Einführung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung hat die Bestimmungen des Artikels 21 Absatz 4 des Präsidialerlasses Nr. 633/72 nicht geändert, so dass Sie gemäß der Regel bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Transaktion der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen durchgeführt wird, eine Rechnung ausstellen können.
So kann beispielsweise für Warenlieferungen, die am 17. Januar 2019 erfolgen, der gebietsansässige oder niedergelassene Mehrwertsteuerpflichtige am 13. Februar 2019 eine “aufgeschobene” elektronische Rechnung ausstellen, wobei er berücksichtigt:

  • zum Zeitpunkt der Übertragung (17. Januar) ein DDT oder ein anderes gleichwertiges Dokument (mit den durch das Präsidialdekret Nr. 472/96 festgelegten Merkmalen) auszustellen, das der Ware beiliegt;
  • Datum der elektronischen Rechnung mit dem Datum vom 13. Februar 2019 unter Angabe der Referenzen des/der Beförderungsdokumente(s) (Nummer und Datum); die Mehrwertsteuer in die Bewertung vom Januar aufzunehmen.
20. Wie bezahle ich die Stempelsteuer (Steuer, die in Italien auf die Herstellung, Beantragung oder Vorlage bestimmter Dokumente erhoben wird) auf elektronische Rechnungen?

Mit der Verordnung des Wirtschaftsministers vom 28. Dezember 2018 wurden neue Bestimmungen für die Zahlung der Stempelsteuer auf elektronische Rechnungen eingeführt:
Die Stempelsteuer auf elektronische Rechnungen ist bis zum 20. des auf das Quartal der Ausstellung folgenden Monats zu zahlen.
Der Betrag der Steuer, der im reservierten Bereich “Rechnungen und Gebühren” auf der Website der Einnahmenagentur verfügbar ist, wird von der Agentur selbst auf der Grundlage der vom Wirtschaftsteilnehmer über das Börsensystem übermittelten elektronischen Rechnungen berechnet.

Die Zahlungsmethoden wurden aktualisiert: Es wird möglich sein, die Steuer direkt dem Bank-/Postgirokonto zu belasten, oder es wird möglich sein, ein automatisch erstelltes F24-Modell zu verwenden, um die Betreiber zu erleichtern. Andere Zahlungsmethoden, wie Nachnahme und virtuelle Autorisierungen, sind nicht zulässig.
Darüber hinaus müssen stempelpflichtige elektronische Rechnungen den spezifischen Verwendungszweck enthalten.

Die neuen Vorschriften gelten nicht für elektronische Steuerdokumente und andere Dokumente als elektronische Rechnungen (z.B. Zeitungsbücher), deren Stempelsteuer in einer Rate innerhalb von 120 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres zu zahlen ist.

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