Sweden & Martina und Archiva: digitale Unterlagen für Zahnärzte

Sweden & Martina hat aus Kostengründen und zur Effizienzverbesserung beschlossen, Archiva mit der Verwaltung der Rechnungen und deren Zustellung an Zahnarztpraxen in aller Welt zu beauftragen.

Sweden & Martina

Sweden & Martina, ein Unternehmen aus Venetien mit Sitz in Due Carrare, Padua, wurde 1972 gegründet. Durch den Aufbau von weiteren Filialen in Italien und im Ausland erzielte das Unternehmen kontinuierliches Wachstum und kann heute auf Präsenzen in Spanien, Deutschland und in den USA zählen. Durch firmenverbundene Vertreter werden mittlerweile mehr als 30 Länder in der ganzen Welt vertrieblich abgedeckt. Mehr als 500 Beschäftigte arbeiten in den Unternehmensfilialen und am Firmensitz. Hier befindet sich neben der Produktion auch die Forschungs- und Entwicklungsabteilung, in die das Unternehmen erhebliche Mittel investiert.

Durch die strikte Fokussierung auf höchste Produktqualität hat Sweden & Martina heute eine international führende Stellung bei Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Produkten für Zahnarztpraxen, insbesondere bei Implantaten, wo die Firma sich durch hohe Investitionen in die Entwicklung auszeichnet.

Das Unternehmen gehört auch heute noch der Familie Martina. Die jüngeren Familienmitglieder wirken bereits intensiv im Management mit, indem sie Vision und Strategie des Unternehmens teilen und fördern.

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KONTAKT

Branche
Zahnimplantate

Beteiligte
CIO

Archiva-Dienstleistungen
Smart.PA, Smart.SHARE, EAN

Wichtigstes Ziel von Sweden & Martina war es, das IT-System des Unternehmens auf die obligatorische elektronische Rechnungstellung gegenüber der öffentlichen Verwaltung in Italien umzustellen. In diesem Zusammenhang galt es zudem, die gesamte elektronische Dokumentenverwaltung unter dem Gesichtspunkt mehrkanaliger Prozesse neu zu gestalten. Durch die Schaffung eines B2B-Portals, auf dem die Kunden selbst schnell und sicher Rechnungen, Warenbegleitscheine und Mitteilungen verschiedener Art vorfinden, sollte zudem die Kundenbindung neugestaltet und nachhaltig gestärkt werden.

Sweden & Martina verfügte bereits über ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem im Outsourcing, war damit aber überhaupt nicht zufrieden. Das Unternehmen wandte sich daher an Archiva und initiierte ein Projekt, das u.a. mehrere Kanäle für die steuerliche Behandlung von Rechnungen vorsieht. Ausgangspunkt war hierfür die Implementierung eines elektronischen Systems zur Rechnungstellung gegenüber der öffentlichen Verwaltung in Italien mit dem Dienst Smart.PA und die Benutzung eines B2B-Portals für elektronisches Dokumentenmanagement mit dem Dienst Smart.SHARE. Hierüber werden den Kunden alle Unterlagen zur Verfügung gestellt, von den Rechnungen über Mahnungen -inklusive der zugehörigen Dokumentationen- bis hin zu Lieferpapieren und Kontoauszügen.

Das Archiva-Projekt wurde zu Beginn des Jahres 2016 gestartet und erforderte nur wenig Zeit sowie geringe Finanzmittel.

Das nächste Projekt zwischen Sweden & Martina und Archiva ist bereits geplant: die digitale Dokumentenarchivierung mit dem Dienst EAN: einem zehnjährigen Aufbewahrungsservice mit online- zertifizierter Ansicht von elektronischen und analogen Dokumenten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und den DigitPA-Vorschriften.

  • Ein einziger Ansprechpartner beim Dienstleister.
  • Lückenlose Rückverfolgung und Zustellungsgarantie.
  • Reduzierung der Gesamtkosten des gesamten Prozesses.
  • Einfachere und bessere Kontrolle über den Gesamtprozess.
  • Garantierte Einhaltung aller Vorschriften im gesamten Prozess bei Dokumenten, die von steuerrechtlicher Bedeutung sind.
  • Starke Eingrenzung bis hin zum kompletten Ausschluss menschlichen Fehlverhaltens.

Die Erfolgsgeschichte können Sie hier als PDF herunterladen:

Success story

Wie kann man das Dokumentenmanagement mit geringen Kosten und in kurzer Zeit implementieren? Durch die Archiva-Lösung werden alle Geschäftsinformationen in einer einzigen Webumgebung zusammengefasst.

«Zahnärzte sind heute daran gewöhnt, Rechnungen via E-Mail zu erhalten. Bei Verlust oder Beschädigung wird das Dokument aber immer noch auf dem Portal zur Verfügung stehen. Ein Pluspunkt liegt zudem darin, dass Archiva ein Unternehmen ist, das sich vor Ort befindet. (…) Dadurch wird der Informationsaustausch mit den dort ansässigen Unternehmen erleichtert, weil die Leute sich kennen und man mit ihnen reden kann, wobei man auf eine Flexibilität zählen kann, die sonst nicht leicht zu finden ist.»

Nicola Benetazzo
PR-Chef

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