Opera, Dokumentenmanagement mit Archiva

Das Firmenkonsortium Opera wird in Zukunft über einen vollständig computergestützten Lieferanten- und Verkaufszyklus verfügen. So erklärt die IT-Managerin Emanuela Negri: «Wir wollen erreichen, dass der Lieferantenzyklus vollständig automatisch abgewickelt und in unser IT-System integriert wird, sodass keine papierhaften Unterlagen mehr erforderlich sind.»

Opera, die Birne

Opera ist ein Firmenkonsortium von Landwirten, die auf den Anbau und den Verkauf von Birnen spezialisiert sind. Es besteht aus 18 Gesellschaftern, die über 1000 Obstbauer vertreten, welche wiederum mehr als 7500 ha Birnengärten bestellen. Diese befinden sich in der Emilia Romagna, im südlichen Venetien und in der Gegend von Mantua. Bei ihrer Arbeit werden sie von mehr als 100 ausgebildeten Agronomen und von über 50 Verkaufsleitern unterstützt.

Es handelt sich um das einzige Firmenkonsortium in Italien, das allein auf Birnen spezialisiert ist. Hauptziel ist die echte Nachhaltigkeit (mit Blick auf die Umwelt, soziale und wirtschaftliche Verträglichkeit, A.d.R.) der landwirtschaftlichen Betriebe und Obstanbauern, welche in diesem Konsortium organisiert sind. Opera organisiert über seine Gesellschafter alle Schritte der Birnenproduktion vom Feld bis ins Verkaufsregal. Etwas mehr als ein Jahr nach seiner Gründung im Mai 2015 liegt der Umsatz 2016 bereits bei etwa 150 Millionen Euro.

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Obstbau

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IT

Dienstleistungen von Archiva
Smart.EDI, Late.Archiva

Eine der größten Herausforderungen für das Opera-Konsortium war zunächst die Schaffung eines leistungsfähigen und wirksamen IT-Systems. Anfangs standen dem Start-Up-Unternehmen jedoch weder Mitarbeiter noch weitreichende Finanzmittel speziell für die Abwicklung des Dokumentenflusses und für damit einhergehende Archivierungsaufgaben zur Verfügung. Diese Prozesse wurden daher im Outsourcing organisiert, wodurch Investitionen reduziert und gleichzeitig maximale Ergebnisse erreicht werden konnten.

Als auf digitale Archivierung spezialisiertes Unternehmen und als akkreditierter AgID-Datenverwalter erwies sich Archiva mit seinen mehr als 40 Jahren Erfahrung in dieser Branche sofort als der ideale High-Tech-Partner.

Die Zusammenarbeit begann mit der Einführung von Smart.EDI. Hierbei handelt es sich um ein EDI-System für das Versenden von Rechnungen an die wichtigsten Stammkunden, welches darüber hinaus automatisch die gesetzlich vorgesehene Rückverfolgbarkeit sicherstellt. Nach erfolgreicher Einführung dieser ersten Dienstleistung aus dem reichhaltigen Archiva-Datenverwaltungsangebot wurden bereits weitere „Bausteine“ hinzugefügt, wie etwa der Dienst Late.Archiva für die computergestützte Archivierung.

  • Schnellere Koordination der Arbeit mit den Gesellschaftern, die in verschiedenen Gegenden dezentral angesiedelt sind.
  • Reduzierung der Handlings- und Verwaltungskosten für papierhafte und elektronische Unterlagen.
  • Mehr Kontrolle und höhere Datensicherheit unter Ausschluss des Risikos von Informationsverlusten und Unterbrechungen von Dienstleistungen.
  • Reduzierung der für das Auffinden von archivierten Unterlagen erforderlichen Zeit.
  • Jederzeitige Konformität mit Vorschriften.
  • Möglichkeit der laufenden Anpassung an die jeweiligen Kundenbedürfnisse in jedem Projektschritt.

Das Projekt mit Archiva ist als ein “work in progress” zu betrachten und die Mitarbeiter von Opera können bereits seit dem ersten Einsatz die Vorteile bei der Suche nach Unterlagen und deren Benutzung genießen. Das nächste Ziel definiert die Automatisierung des Lieferantenzyklus und dessen Integration in das IT-System des Unternehmens. Dadurch wird menschliches Versagen bei der Eingabe von Daten in die jeweiligen Unterlagen ausgeschlossen und zudem werden wertvolle Personalressourcen freigesetzt, die sich nun wertschöpfenden Aufgaben im Konsortium widmen können.

Die Erfolgsgeschichte können Sie hier als PDF herunterladen:

Success story

Die Einführung des EDI-Systems für den Rechnungsversand an die Stammkunden ist für das Opera-Konsortium nur der erste Schritt hin zu einem weitverzweigten Dokumenten-Management-System.

«Fähigkeiten, Erfahrungen und Professionalität unserer Gesellschafter bilden zusammen mit der computergestützten Abwicklung den Ausgangspunkt für unsere Unternehmenstätigkeit. Hierbei setzen wir uns stets für die höchste Anerkennung unserer Gesellschafter und für die optimale Befriedigung der Bedürfnisse unserer Kunden ein»

Emanuela Negri
IT-Manager von Opera

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