Nahtloses Dokumentenmanagement bei GN Hearing dank Archiva

High-Tech-Produkte und effiziente Verfahren- für Giulio Sartori, den ICT-Manager von GN Hearing, besteht die Zukunft in einem einzigen Dashboard, durch das die Verfahren zunächst vereinfacht und in Folge dessen immer stärker auf das Kerngeschäft des Unternehmens zugeschnitten werden.

GN Hearing

GN Hearing ist eine erstklassige Marke für Hörhilfen und Hörprothesen. Die Firma wurde 1869 in Dänemark gegründet und stellte die erste Telegrafenverbindung zwischen China und dem Rest der Welt her. Später positionierte sich das Unternehmen weltweit in zahlreichen Ländern.

Die Filiale in Italien zählt heute 70 Mitarbeiter und erreicht einen Umsatz von 23 Millionen Euro. Sie entstand 1986 zunächst als eigene Firma mit dem Namen Inerton und wurde 1997 Teil von GN. Weltweit zählt die GN-Unternehmensgruppe mehr als 5500 Beschäftigte und ist in 90 Ländern mit Filialen vertreten.

Das Unternehmen liefert schwerhörigen Menschen Produkte zur Verbesserung ihrer Lebensqualität. In der Produktion bedient man sich beispielsweise schon heute dem Einsatz von 3D-Druckern, um damit zunächst einzelne Teile herzustellen und diese dann von Hand zusammenzusetzen.

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KONTAKT

Bereich
Hörprothesen

Betroffene Abteilungen
CIO, IT

Dienstleistungen von Archiva
Smart.PA, Smart.PEPPOL, Smat.SHARE, EAN

GN Hearing gehörte in seiner Branche schon immer zu den avantgardistischen Vorreitern und wollte auch die innerbetrieblichen Verfahren technisch optimieren bzw. weiterentwickeln. Beabsichtigt wurde insbesondere Folgendes:

Die Verwaltung von Unterlagen und hieran beteiligte Arbeitsabläufe sollten digitalisiert werden;

Mehrere Module für die digitale Erstellung sollten implementiert werden: die Verfahren zur elektronischen Rechnungslegung gegenüber Behörden sowie die automatische Verwaltung der Geschäftsunterlagen im Format UBL PEPPOL;

Ein Portal für die gemeinsame Dokumentenverwaltung mit den Kunden sollte geschaffen werden.

Die Zusammenarbeit von Archiva und GN Hearing begann bereits 2011 mit einem digitalen Speichersystem, welches im Laufe der Jahre weiterentwickelt wurde und mittlerweile all jene Prozesse abdeckt, die mit Unterlagen zu tun haben.

Neben der digitalen Speicherung (durch EAN) und der Rechnungstellung gegenüber den Behörden (durch den Dienst Smart.PA) liefert Archiva nun auch folgende Dienstleistungen:

  • Smart.PEPPOL, ein Dienst zur automatischen Verwaltung von Geschäftsunterlagen im Format UBL PEPPOL, mit dem Ziel, Kosten zu senken und die Kontrollmöglichkeiten sowie die Sichtbarkeit von Prozessen in Italien und Europa zu erhöhen.
  • Smart.SHARE, ein gemeinsames Portal, welches es den Kunden ermöglicht, sich Rechnungen und andere Unterlagen elektronisch anzeigen zu lassen. Darüber hinaus stehen mittlerweile Funktionen zur Verfügung, um Zugriffstatistiken und Berichte abzurufen. Dadurch wird nach und nach auch das Versenden von Unterlagen per E-Mail oder in papierhafter Form überflüssig.

Es gibt verschiedene Vorteile durch die für GN Hearing implementierten Lösungen, aber alle beziehen sich auf die Rationalisierung und die erhöhte Effizienz von Prozessen, insbesondere:

  • Reduzierung von Kosten für den Druck und die Aufbewahrung von Unterlagen.
  • Erhöhte Kontrollmöglichkeiten von Unterlagen.
  • Sofortige Verfügbarkeit von Informationen.
  • Erhöhte Effizienz von innerbetrieblichen Abläufen.
  • 100%ige Konformität gegenüber Vorschriften.

Archiva hat mit der Implementierung der bestmöglichen Lösungen für das Geschäft von GN Hearing seine große Flexibilität unter Beweis gestellt. GN Hearing strebt nun das Ziel einer Verwaltung des gesamten Vertriebszyklus mithilfe des Portals Smart.SHARE an. Die hierüber angebundenen Prozesse werden auf nur einer einzigen Übersichtsseite, dem Informationscockpit angezeigt. Aus diesem heraus können Sie zentral überwacht und gesteuert werden.

Die Erfolgsgeschichte können Sie hier als PDF herunterladen:

Success story

Digitale Archivierung, Rechnungsstellung gegenüber italienischen Behörden und PEPPOL sowie ein Portal für die Verwaltung des Vertriebszyklus: maximale Kostenkontrolle und Flexibilität bei den Lösungen für den Geschäftsbereich.

«Wir haben unser Augenmerk stets auf den technischen Fortschritt gelegt und versuchen, den Kunden mit unseren Produkten den höchstmöglichen Wert zu liefern. Gleichzeitig wollen wir aber auch bei den innerbetrieblichen Abläufen, die das Funktionieren des Unternehmens bestimmen, auf der Höhe der Zeit sein.»

Giulio Sartori
Customer Care- & ICT-Manager von GN Hearing

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