BELEGERFASSUNG – INVOICE MANAGEMENT

Entlasten Sie Ihre Buchhaltung indem Sie den Empfang, die Digitalisierung, die Erfassung der Rechnungsdaten sowie sämtliche Vorprüfungen Archiva überlassen. Für den Prozess der Digitalisierung und der Datenerfassung ist Archiva zertifiziert nach ISO 27001, ISO 9001 und TR-RESISCAN ready.

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KONTAKT

Digitale Belegerfassung mit Archiva

Archiva ermöglicht Ihnen die automatisierte Belegerfassung:  Das Scannen der Belege und Rechnungen, die Digitalisierung und die Sicherstellung der korrekten Datenerfassung. Anschließend werden die Belege elektronisch in Ihr ERP-System importiert und können dort sofort weiterverarbeitet werden. Auf Wunsch übernimmt Archiva auch die rechtskonforme Langzeitarchivierung nach GoBD.

 Automatische Belegerkennung
 Automatisierung des Digitalisierungsprozesses
 Verarbeitung in SAP und ERP möglich
Selbstlernende Klassifizierung im System

Rechnungsbearbeitungsprozess bei E-Rechnungen Zeit sparen mit Archiva

Weitere Vorteile mit Archiva

 Schnelle Recherche archivierter Dokumente
 Reduzierung der Kosten für die innerbetrieblichen Kontrollverfahren
Sichere Vernichtung von digitalen und nicht digitalen Dokumenten
 Abbildung des Rechnungs-Workflows

Erfahren Sie mehr über die digitale Belegerfassung und
elektronische Rechnungsbearbeitung, Archivas Experten beraten
Sie gerne.

Details zur digitalen Belegerfassung:

Invoice Management

Wenn Sie selbst kein Workflow-fähiges ERP besitzen oder die hohen Kosten einer SAP Integration nicht aufwenden möchten, können Sie das Invoice Management von Archiva nutzen. Wir bilden Ihren Prozess zur Rechnungsprüfung als elektronischen Workflow in unserem Webclient Requiro ab. Über das Gruppen- und Rollenmodell kann die Rechnungsfreigabe genau so gesteuert werden, wie Sie es wünschen. Entsprechende Eskalationsmechanismen sorgen dafür, dass keine Rechnung liegen bleibt oder vergessen wird. Am Ende der Belegerfassung werden die Daten direkt in das FiBu- oder ERP-System übertragen.

Ihre Vorteile:

 Schnell implementierbare Invoice-Management-Lösung
 Bewährte Best-Practice-Lösungen
 Beschleunigung der Rechnungsprüfung
 Return of Invest (RoI) i.d.R. binnen 12 Monaten

Abgleich mit SAP oder ERP Daten

Die Informationen eingehender Belege und Dokumente können schon beim Digitalisieren gegen Ihre Daten aus dem SAP- oder einem anderem ERP-System geprüft werden. So kann beispielsweise schon eine Rechnung auf Korrektheit vorgeprüft werden, bevor sie in ihrer Buchhaltung ankommt. Simple Abgleichtätigkeiten werden so reduziert und ihre Buchhaltung entlastet.

Ihre Vorteile:

 Belegvorprüfung bereits beim Digitalisieren möglich
 Automatischer Datenabgleich: Rechnungen werden auf korrekten Inhalt mit den SAP-Daten abgeglichen
 Buchhaltung wird entlastet und verringert manuelle Fehler

Langzeitarchivierung nach GoBD

R.D.A. ist unsere Dienstleistung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten nach den GoBD. Im Prüfungsfall werden Belege und Rechnungen GoBD-konform bereitgestellt. Ihre Geschäftsdokumente werden in unserem nach ISO 27001 zertifizierten, dreifach redundanten Rechenzentrum langzeitarchiviert.

Ihre Vorteile:

 Alle Dokumente und Daten werden revisionssicher und nach den Anforderungen der GoBD gespeichert
 Die Erhaltung der Dokumente wird während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet
 Daten werden im Rechenzentrum in Düsseldorf gespeichert
 Zwei örtlich getrennte Rechenzentren dienen als Backup und im Katastrophenfall zur Wiederherstellung
 Im Prüfungsfall wird dem Steuerprüfer ein spezieller Zugang zu vorher definierten Dokumenttypen und Zeiträumen bereitgestellt

Kostensenkung

Durch die digitale Belegerfassung sichern Sie sich ein Kostensenkungspotenzial von bis zu 70% bei der Rechnungsbearbeitung.

Automatische Datenerfassung

Die manuelle Datenerfassung entfällt. Mit Archiva erfolgt diese automatisch.

Belegverarbeitung

Mit LATE.ARCHIVA können gescannte Belege ohne Medienbruch in Prozessen wie SAP bzw. ERP verarbeitet werden.

So sieht die Belegerfassung mit Archiva in der Praxis aus

Sie benötigen dringend einen Beleg zur Überprüfung bestimmter Daten? Mit Archiva brauchen Sie maximal 30 Sekunden um den gewünschten Beleg zu finden. Möglich macht dies unsere digitale Belegerfassung. Alle Belege landen in einem Postfach bei Archiva, statt in Papierform in Ihrem Posteingang. So sparen Sie sich nicht nur die manuelle Datenerfassung, sondern auch bis zu 70% der Kosten bei der Rechnungsbearbeitung.

Rechnungsbearbeitung ist leicht mit Archiva!

Fordern Sie eine kostenlose Beratung für die digitale Rechnungsverarbeitung an

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