ELEKTRONISCHE RECHNUNGSBEARBEITUNG

E-RECHNUNG OHNE RISIKO

Ob Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen – Archiva ist Ihr Spezialist für die Verarbeitung von Rechnungen. Archiva digitalisiert Ihre eingehenden Rechnungen, erfasst die Rechnungsdaten und übermittelt diese direkt in Ihr ERP- oder FiBu-System.

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KONTAKT

Early.Archiva – Digitalisierung aller Dokumente

Senken Sie die Kosten für Verwaltungsprozesse mit Early.Archiva durch Digitalisierung aller Eingangsdokumente in Ihrem Unternehmen. Integrieren Sie Ihre kompletten Daten in gängige Informationssysteme, extrahiert aus Dokumentklassen wie

 Lieferantenrechnungen
 Bestellungen
 Transportdokumenten

Elektronische Rechnungsbearbeitung Kosten senken mit Archiva

Eingangsrechnungen optimieren

Archiva empfängt für Sie Ihre Rechnungen, digitalisiert diese, extrahiert die Rechnungsdaten und prüft diese gegen die Bestelldaten aus Ihrem ERP. Die Rechnungsinformationen werden direkt in Ihr ERP oder FiBu-System übertragen. Bei Bedarf kann Ihr Rechnungsprüfungs-Workflow mit Archivas Webclient Requiro.HUB oder Archivas SAP Rechnungsmodul abgebildet werden. Reduzieren Sie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 70%.

 Stark verkürzte Zeit für den Rechnungslauf
 Effiziente Eingangsrechnungsbearbeitung
 Skonti gehen nicht mehr verloren
 Rechnungsbearbeitung wird transparent
 Im Unternehmen kommt kein Papier mehr an (papierloses Büro)

Ausgangsrechnungen optimieren

Mit dem Outsourcing durch Archiva senden Sie Ihre Ausgangsrechnungen in dem von Ihrem Kunden benötigten Format. Ganz gleich ob klassisch, im postalischen Versand oder per Fax, elektronisch als Email, im ZUGFeRD Format – oder direkt per EDI Nachricht. Sie liefern Arvchiva lediglich die Rechnungsdaten aus Ihrem SAP, ERP oder FiBu-System und Archiva kümmert sich um den Rest. So sieht modernes Outputmanagement aus.

 Auf Ihre Kunden maßgeschneiderte Ausgangsrechnungen
 Sie müssen nicht mehrere Kanäle bereitstellen, um Ihre Rechnungen zu versenden
 Mit Archivas EDI-Clearing Center bindet Archiva Ihre Kunden schnell und kostengünstig an, ohne dass Sie selbst in ein EDI-System investieren müssen
 Archiva unterstützt eine Vielzahl von Übertragungswegen – mit Archiva sind Sie flexibel

Rechnungsbearbeitungsprozess bei E-Rechnungen Zeit sparen mit Archiva

Lernen Sie, wie Sie Ihre Rechnungsbearbeitung effizienter gestalten können. Archivas Experten beraten Sie gerne.

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Details zu Archivas Lösungen für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen:

Outsourcing des Rechnungseingangs

Lassen Sie Archiva den Empfang und die Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen übernehmen. Ihre Rechnungen kommen in einem eigens für Sie eingerichteten Postfach an, werden von Archiva geöffnet und digitalisiert. Danach erfasst Archiva die Informationen der Rechnung und führt -falls vorhanden- eine Vorprüfung gegen Ihre Bestelldaten durch. Die Rechnungsdaten und die digitalisierte Rechnung werden danach in Ihr ERP-System importiert, wo Sie diese sofort verarbeiten können. Das Ganze geschieht bereits früh morgens, so dass schon zu Arbeitsbeginn die elektronischen Rechnungen in der Buchhaltung vorliegen.

Ihre Vorteile:

 Im Unternehmen kommt kein Papier mehr an
 Die manuelle Datenerfassung der Rechnung entfällt, Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
 Elektronische Rechnungen sind dezentral verfügbar
 Keine Rechnungskopien mehr in den Abteilungen
 Kosteneinsparungspotential von bis zu 70%
 Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung

Den Rechnungsbearbeitungsprozess im Griff haben

Archiva kann auch ihren Rechnungsbearbeitungsprozess abbilden. Prüfung in der Buchhaltung, Kontierung durch die Fachabteilung, Freigabe durch die Führungskraft. Sie haben die volle Kontrolle über den Ablauf. Über Archivas Reportingfunktionen sehen Sie stets, welche Rechnungen sich im Unternehmen befinden und wie der Bearbeitungsstand ist. Archivas automatisches Eskalationsmanagement verhindert, dass Rechnung liegen bleiben oder vergessen werden- so verlieren Sie keine Skonti mehr. Alle Funktionen können über Archivas Webclient Requiro abgebildet werden und stehen Ihnen überall dort zur Verfügung, wo es eine Internetverbindung gibt. Sie müssen selbst keine Hard- oder Software beschaffen.

Falls Sie SAP einsetzen, bietet Archiva hier ein fertiges SAP-Modul für den Rechnungsbearbeitungsworkflow an. Archivas Best-Practice-Lösung lässt sich schnell integrieren und auf ihre Anforderungen konfigurieren.

Ihre Vorteile:

 Transparenz im Rechnungswesen
 Ausführliches Reporting über alle aktuellen Rechnungen
 Maßgeschneiderter Workflow, der auf ihre Bedürfnisse angepasst ist
 Rechnungsbearbeitung von überall mit unserem Webclient Requiro
 Fertiges SAP-Modul für den Rechnungsworkflow

Rechtssichere elektronische Archivierung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) muss auch elektronisch archiviert werden. Und zwar rechtskonform, entsprechend den Vorgaben der GoBD. Dies ist für viele Unternehmen oftmals ein großes Hindernis. Ein revisionssicheres elektronisches Langzeitarchiv bedeutet in der Regel eine große Investition in Hard- und Software. Und zwar zweifach, da ein sicheres Archiv mindestens doppelt redundant sein sollte. Für einzelne Unternehmen mit geringer Datenmenge ist das selten ein lohnendes Unterfangen.

Archiva bietet deswegen revisionssichere elektronische Archivierung an. Profitieren Sie von drei hochsicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Archiva-Rechenzentren. Archiva garantieren Ihnen, dass elektronische Dokumente, die Sie bei Archiva archivieren, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist erhalten werden. Dabei haben Sie rund um die Uhr Zugriff auf ihre Dokumente entweder über Archivas Webclient Requiro.HUB oder eine direkte Integration in Ihr ERP- oder DMS-System mit Hilfe Archivas Webservices.

Ihre Vorteile:

 Archiva garantiert die Rechtskonformität der Archivierung
 Dreifach redundante Aufbewahrung
 Rechenzentren zertifiziert nach ISO 27001
 Rund um die Uhr Überwachung
 Dezentraler Zugriff über Webclient
 Direkt Integration in Ihr System möglich über Webservices

Schneller Return of Invest

RoI oftmals innerhalb eines Jahres durch Wegfall manueller Tätigkeiten.

Digitaler Prozess

Keine Medienbrüche und keine Papierarchivierung mehr. Komfortable Suche.

Transparenz

Jederzeit wissen, welche Rechnungen im Unternehmen sind und wie deren Status ist.

Erfahren Sie mehr zu Archivas Invoice Management.
Archivas Experten beraten Sie gerne.

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Details zu Archivas Lösungen für die Bearbeitung von Ausgangsrechnungen:

Ausgangsrechnungen auf allen Kanälen

Über Archivas leistungsstarkes EDI Clearingcenter stehen Ihnen alle gängigen Übertragungsstandards offen wie z.B. EANCOM, ODETTE, EDIFACT, ANSI ASC X12 oder VDA. Dabei kann Archiva natürlich nicht nur Ihre Ausgangsrechnungen (INVOICE) übertragen, sondern auch Bestellungen (ORDERS), Lieferavise (DESADV) oder Auftragsbestätigungen (ORDRSP). Archiva beschleunigt die Kommunikation mit Ihren Handelspartnern mit Archivas EDI Dienstleistungen.

Durch Archivas  Dienstleistung stehen Ihnen sämtliche Kanäle zur Verfügung ohne selbst in EDI-Lösungen oder EDI-Know-How investieren zu müssen.

Ihre Vorteile:

 Kommunikation beinahe in Echtzeit
 Unterstützung zahlreicher EDI Standards
 Schnelle Implementierung
 Ausführliches Reporting
 Individuelle Schnittstellen werden schnell und zuverlässig angebunden

Flexibles Outputmanagement

Sie benötigen nur noch einen ausgehenden Kanal- den zu Archiva. Sie übermitteln Archiva Ihre ausgehenden Rechnungen oder weitere Belege und Archiva übermittelt diese an Ihre Geschäftspartner in dem gewünschten Format und auf dem bevorzugten Weg. Sie selbst sparen sich die Beschaffung und den Betrieb verschiedener Systeme.

Ihre Vorteile:

 Keine Anschaffungskosten für Soft- und Hardware
 Keine Kosten für eigenen Systembetrieb
 Schnelle Integration

Kosten reduzieren

Reduzieren Sie Ihre Kosten mit Archivas Outputmanagement

Alle Känale

Mit Archiva stehen Ihnen alle Übertragungskanäle offen.

Skalierbarkeit

Auch hohes Aufkommen kann abgearbeitet werden durch Archivas Skalierbarkeit

Erfahren Sie mehr über Archivas Dienstleistungen für
Ausgangsrechnungen und Outputmanagement.
Archivas Experten beraten Sie gerne.

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Warum die elektronische Rechnungsbearbeitung mit Archiva sinnvoll ist.

Erfahrung seit 1979

Seit 1979 bietet Archiva Dienstleistungen rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und EDI an. Durch langjährige Erfahrung kann Archiva auf einen großen Fundus an schnell implementierbaren Best-Practice-Lösungen zurückgreifen. Langwierige, beratungsintensive IT-Projekte mit ungewissem Ausgang gibt es mit Archiva nicht. Selbst wenn es um ein spezielles Problem geht – mit Archiva finden Sie einen Weg, Ihre Anforderungen zu erfüllen und trotzdem das Budget nicht sprengen.

Ihr Nutzen:

 40 Jahre Erfahrung in der Verwaltung von Geschäftsdokumenten
 Zahlreiche Erfolgsmodelle in allen Branchen
 Schnell implementierbar und schneller Return-of-Invest
 Bei Bedarf auch maßgeschneiderte Lösungen möglich

E-Rechnung mit Archiva?

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen kommen keine Papierrechnungen mehr an. Mit Archivas Outsourcing-Dienstleistungen ist das keine Utopie. Archiva empfängt Ihre Rechnungen, scannt diese und extrahiert die relevanten Rechnungsinformationen. Archiva prüft die Rechnung auf Korrektheit anhand Ihrer Bestelldaten und sendet die Rechnungsdaten an Ihr SAP-System oder ein anderes ERP- bzw. FiBu-System. Sie arbeiten nur noch mit elektronischen Rechnungen. Manuelle, fehlerhafte Dateneingabe gehört damit der Vergangenheit an.

Ihr Nutzen:

 Rechnungen werden bereits digitalisiert, bevor sie im Unternehmen ankommen
 Einsparungspotential von bis zu 70% bei der Eingangsrechnungsbearbeitung
 Keine Medienbrüche mehr bei der Bearbeitung und Archivierung
 Rechnungen lassen schnell und komfortabl finden

Laut einer Studie der Technischen Universität Mailand ist das Aufwand/Nutzen-Verhältnis bei Dokumenten des Beschaffungsprozesses am größten. Aufgrund des hohen Aufkommens dieser Dokumente und der oftmals aufwendigen Bearbeitung gibt es hier das höchste Einsparungspotential.

Vorteille mit Archiva gegenüber einer Inhouse Lösung:

 Schnelle Implementierung

 Keine hohen Initialinvestitionen

 Bestmögliche Technologie im Einsatz

 Verarbeitung von über 200.000 Dokumenten am Tag

Rechnungsbearbeitung ist leicht mit Archiva!

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