VERTRAGSMANAGEMENT SICHER & EFFIZIENT VERWALTEN

Mit dem Archiva Vertragsmanagement verwalten und strukturieren Sie ihre Verträge so, dass keine Fristen mehr verpasst werden, alle Dokumente an einer Stelle sind und die Zugriffsberechtigungen genau definiert sind. Versäumte Kündigungsfristen, alte Verträge und Vereinbarungen mit ungünstigen Konditionen oder große Suchaktionen nach Dokumenten gehören mit dem Archiva Vertragsmanagement der Vergangenheit an. Das ganze bieten wir als Software as a Service (SaaS) an, inklusive rechtskonformer elektronischer Archivierung, bei höchster Verfügbarkeit und Datensicherheit durch unsere ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren.

  • Keine verpassten Kündigungsfristen mehr
  • Alle Vertragsdokumente auf einer Platform
  • Rechtskonforme elektronische Archivierung
  • Ohne eigene Investition durch Software as a Service

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Erfahren Sie mehr über unser Vertragsmanagement

Präzise Fristenkontrolle

Unsere Vertragsverwaltung hat für Sie alle Fristen im Blick und benachrichtigt Sie, sobald Sie tätig werden müssen.

Überall verfügbar

Geschäftsführung, Buchhaltung und Fachbereiche. Die Verträge sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden.

Sicher archiviert

Alle Verträge sind rechtskonform langzeitarchiviert, mit Zeitstempel und digital signiert.

Mit unserem System für das Vertragsmanagement können Sie den kompletten Lebenszyklus eines Vertrages abbilden. Vom ersten Entwurf, über die Freigabe und die Erfüllung, bis hin zur endgültigen Ablage im Archiv: Jeder Schritt innerhalb der Abwicklung eines Vertrages wird durch unser System unterstützt. Sofort ist ersichtlich, welcher Status eine Vereinbarung hat, wie lange sie noch läuft, wer dafür verantwortlich ist und welche finanziellen Verbindlichkeiten damit verbunden sind. Dabei sind die Verträge elektronisch zentral verfügbar, während das Original sicher aufbewahrt wird. Alle Zugriffe werden über eine Berechtigungssystem gesteuert, so dass die Unterlagen nicht in falsche Hände geraten.

Vorteile:

  • Verwaltet den Vertrag über die komplette Lebensdauer
  • Reports über bestehende Verträge
  • Berechtigungssystem verwaltet die Zugriffe
  • Verträge dezentral verfügbar

Im Vertragsmanagement von Archiva hinterlegen Sie für jeden Vertrag relevante Daten wie Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung sowie die verantwortlichen Personen. Sollte eine Frist bald fällig werden, informiert Sie unser System per E-Mail. Sie werden solange informiert, bis Sie die Aktion abschließen konnten. Selbstverständlich lassen sich auch Eskalationsmechanismen definieren. Sollte ein Vertragsverantwortlicher nicht binnen eines definierten Zeitraums tätig werden, wird sein Vorgesetzter oder sein Vertreter benachrichtigt. Das Vergessen von wichtigen Vertragsfristen kann somit nicht mehr vorkommen. Vor allem bei einer großen Anzahl von Verträgen oder einem stark dezentralen Unternehmen ist die automatische Fristenüberwachung der einzig gangbare Weg.

Vorteile:

  • Software-gestützte Fristenüberwachung
  • Automatische Notifikation wenn Fristen erreicht werden
  • Klar definierte Verantwortlichekeiten
  • Auswertungsmöglichkeit über Verträge

Wenn Sie sich für die Vertragsverwaltung von Archiva entschieden haben, sind nur wenige Schritte bis zur Einführung des Vertragsmanagements nötig.

  1. Wir definieren die Anforderungen an die Struktur, den Aufbau, das Reporting und die Berechtigungen des Vertragsmanagements
  2. Papierverträge werden von uns oder Ihnen gescannt und die erforderlichen Vertragsdaten erfasst
  3. In elektronischer Form vorliegende Verträge werden importiert und die Vertragsparameter erfasst
  4. Alle Verträge werden von uns mit digitaler Signatur (ETSI TS 101 733 Electronic Signatures CAdES-T) und elektronischem Zeitstempel rechtskonform archiviert.
  5. Der Zugriff erfolgt über unsere Webplattform Requiro

Vorteile:

  • Schnelle Implementierung
  • Keine Hard- und Software Anschaffung nötig
  • Höchste Verfügbarkeit und IT-Sicherheit

Erfahren Sie mehr zu unserem Vertragsmanagement.
Unsere Experten beraten Sie gerne.

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Vertragsmanagement – mehr als nur eine Software

Jedes Unternehmen hat Verträge, die verwaltet werden müssen. Von Mobilfunkverträgen, über Mietverträgen, bis zu Verträgen mit Lieferanten und Kunden. Oftmals werden die Fristen solcher Verträge per Excel-Liste, Outlook Erinnerungen oder Post-it Notes verwaltet. Diese Art der Verwaltung birgt das Risiko von menschlichen Fehlern. Nicht gekündigte Verträge oder Verträge, die mit ungünstigen Konditionen weiterlaufen, können schnell mehrere tausend Euro finanzieller Schaden bedeuten. Je größer das Unternehmen und die Anzahl an Verträgen, desto größer ist auch das Risiko für finanziellen Schaden. Mit der Vertragsmanagement-Lösung von Archiva kann dieses Risiko auf nahezu Null reduziert werden. Der Return of Invest stellt sich dabei oftmals in weniger als einem Jahr ein.

Kundenstimmen

Vertragsmanagement ist leicht – mit Archiva!

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