Bei unserem Outsourcing der Poststelle sorgt Archiva dafür, dass sämtliche Eingangspost nicht mehr bei Ihnen ankommt, sondern in einem Postfach bei uns. Wir übernehmen das Scannen, also die komplette Digitalisierung, und die Datenerfassung der Post. Die Schreiben werden anschließend dem entsprechenden Sachbearbeiter zugeordnet und entweder in sein Postfach, ein Dokumentenmanagementsystem oder ein ERP-System übertragen. Außerdem verfügt unser Archivsystem über die Möglichkeit Workflows und Prozesse zur Bearbeitung zu erstellen.
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Details zu unseren Mailroom Lösung
Digitale Kommunikation ohne Medienbruch
Ein Archivsystem und ein Dokumentenmanagementsystem sind die erforderliche Basis für eine digitale Poststelle. Eingehender E-Mails, elektronische Formulare und andere Nachrichten werden von Archiva automatisch erfasst und im Dokumentenmanagement gespeichert, an den Sachbearbeiter weitergeleitet oder in das jeweilige ERP-System übertragen. Wichtige Daten, wie z.B. Signaturen, Zertifikate, Prüfdateien oder Laufzettel, werden umgehend in den Prozess eingebunden. Mit Outsourcing ist das möglich ohne selbst große Investitionen in Hard- und Software zu tätigen.
Vorteile:
- Nach ISO 27001 zertifizierte Digitalisierung
- Kostensenkung bis zu 70 % möglich
- Direkte Integration in DMS- oder ERP-Systeme möglich
- Durch digitale Verfügbarkeit aller Informationen ggf. neue Serviceleistungen für Kunden möglich
- Schneller Verfügbarkeit von Informationen durch elektronische Suche
Erstellung von Workflows und Prozessen
Die digitale Poststelle ist die Lösung für die Automatisierung Ihres Schriftverkehrs und senkt sowohl den zeitlichen als auch den personellen Aufwand erheblich. Um die digitale Bearbeitung Ihrer Eingangspost noch weiter zu optimieren, erstellen wir Ihnen gerne individuelle Workflows und Prozesse, die Sie unterstützen.
Vorteile:
- Automatisierte Dokumentenartbestimmung
- Schnelle Implementierung in bestehende IT-Systeme
- Standortübergreifende Postverteilung im Workflow
- Revisionssichere Archivierung möglich (zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001)
Erfahren Sie mehr über die digitale Poststelle,
unsere Experten beraten Sie gerne.
So funktioniert die digitale Poststelle mit Archiva
Jeden Tag landen in großen Unternehmen unzählige Dokumente per Post, Fax oder E-Mail. Diese Papierflut sorgt nicht nur für hohe Kosten, sondern ist auch noch in höchstem Maße zeitintensiv. Exakt an dieser Stelle setzt die digitale Poststelle von Archiva an. Durch Outsourcing lässt sich Ihr digitales Postfach ohne monatelanges IT-Projekt integrieren.
Digitaler Mailroom ist einfach – Outsourcing mit Archiva!
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