Bei unserem Outsourcing der Poststelle sorgt Archiva dafür, dass sämtliche Eingangspost nicht mehr bei Ihnen ankommt, sondern in einem Postfach bei uns. Wir übernehmen das Scannen, also die komplette Digitalisierung, und die Datenerfassung der Post. Die Schreiben werden anschließend dem entsprechenden Sachbearbeiter zugeordnet und entweder in sein Postfach, ein Dokumentenmanagementsystem oder ein ERP-System übertragen. Außerdem verfügt unser Archivsystem über die Möglichkeit Workflows und Prozesse zur Bearbeitung zu erstellen.
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Ein Archivsystem und ein Dokumentenmanagementsystem sind die erforderliche Basis für eine digitale Poststelle. Eingehender E-Mails, elektronische Formulare und andere Nachrichten werden von Archiva automatisch erfasst und im Dokumentenmanagement gespeichert, an den Sachbearbeiter weitergeleitet oder in das jeweilige ERP-System übertragen. Wichtige Daten, wie z.B. Signaturen, Zertifikate, Prüfdateien oder Laufzettel, werden umgehend in den Prozess eingebunden. Mit Outsourcing ist das möglich ohne selbst große Investitionen in Hard- und Software zu tätigen.
Die digitale Poststelle ist die Lösung für die Automatisierung Ihres Schriftverkehrs und senkt sowohl den zeitlichen als auch den personellen Aufwand erheblich. Um die digitale Bearbeitung Ihrer Eingangspost noch weiter zu optimieren, erstellen wir Ihnen gerne individuelle Workflows und Prozesse, die Sie unterstützen.
Jeden Tag landen in großen Unternehmen unzählige Dokumente per Post, Fax oder E-Mail. Diese Papierflut sorgt nicht nur für hohe Kosten, sondern ist auch noch in höchstem Maße zeitintensiv. Exakt an dieser Stelle setzt die digitale Poststelle von Archiva an. Durch Outsourcing lässt sich Ihr digitales Postfach ohne monatelanges IT-Projekt integrieren.
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