Archiva hilft Ihnen bei Ihrer Archivauflösung. Anstatt für endlose Regalmeter Archivraum bereitzustellen, digitalisieren wir Ihre Akte in unseren hochleistungs Scannern und stellen Ihnen die Dokumente elektronisch zur Verfügung oder archivieren die Daten gleich rechtskonform nach GoBD in unserem zertifizierten Archiv. Da die Suche nach elektronischen Dokumenten auch viel schneller ist, reduzieren Sie auch gleich die Suchzeiten mit und beschleunigen so Ihre internen Prozesse.
- Kosten für Archivierung werden reduziert
- Komfortable nach digitalen Dokumenten
- Steuerrechtlich sicher nach GoBD
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Erfahren Sie, wie Sie Ihr Archiv auflösen können
Details zu unserem Vorgehen bei der Archivauflösung
Ablauf des Akten Scannens
Wir verpacken und registrieren die Akten und Dokumente in Ihrem Archiv und holen sie ab. Sie brauchen sich um die Logistik nicht zu kümmern. Bei Archiva angekommen, werden die Dokumente für das Scannen vorbereitet. Darunter fallen Aufgaben, wie Entklammern, Glätten oder Entfalten. Danach werden sie in unserer Scanstraße digitalisiert und und inhaltlich indexiert. Indexieren bedeutet dabei, die Erfassung der Daten des Dokuments bzw. des Ordners. Je nachdem welche Inhalte Sie für die Suche benötigen.
Im Anschluss wird die Qualität des Scannens und der Indexierung sorgfältig geprüft. Die Akten werden dann nach einer Aufbewahrungsfrist von 3-5 Monaten von uns zertifiziert nach DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4 vernichtet. Sie erhalten natürlich einen Vernichtungsnachweis. Selbstverständlich können die Akten auch zu Ihnen returniert werden bzw. wir Lagern Ihre Akten ein.
Wir archivieren Ihre Daten in unseren mehrfach redundanten ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren rechtskonform. Sie haben Zugriff entweder über unsere Webplattform oder Sie integrieren das Archiv direkt in Ihre Anwendungen wie SAP, Microsoft Dynamics / Navision, CMS oder DMS System über unsrere Webservices (WSDL).
Vorteile:
- Wir übernehmen die Logistik
- Dokumente werden sorgfältig aufbereitet und gescannt
- Dokumente werden inhaltlich indexiert
- Zertifizierte Vernichtung
Zugriff auf das elektronische Archiv
Sobald Ihr Papierarchiv aufgelöst und digitalisiert wurde, nutzen Sie das elektronische Archiv. Über unsere Webplattform Requiro können Sie die Dokumente suchen, sie zu Dossiers zusammenfassen, speichern oder weiterleiten. Wir können in unserer Software auch Workflows abbilden, wie zum Beispiel Freigabeprozesse, Review-Prozesse, Rechnungslauf, Urlaubsantrag etc.
Unser Sicherheitsarchiv kann aber auch direkt in Ihrer Anwendungen wie ERP- oder FiBU-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme, Customer-Relationship-Management-Systeme integriert werden. Dies geschieht mit wenig Aufwand über unsere standardisierte Webschnittstelle (WSDL konform). Für Ihre Mitarbeiter ändert sich dabei nichts, sie arbeiten mit den gewohnten Programmen.
Vorteile:
- Benutzerfreundlicher Webclient
- Zahlreiche Funktionen für die Verwaltung
- Abläufe und Workflows lassen sich abbilden
- Integration in SAP und andere Systeme möglich via Webservice
Revisionssichere Archivierung nach GoBD
Dokumente, die im Zuge einer Archivauflösung von uns gescannt wurden, werden revisionssicher aufbewahrt. Das bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sie unverändert und auf einem unveränderlichen Medium gespeichert wurden, und dass wir für die Lesbarmachung garantieren können. Unser Archiv erfüllt alle Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Im Prüfungsfall können wir alle Daten, Dokumente und Belege im Unmittelbaren Zugriff (Z1), Mittelbaren Zugriff (Z2) oder als Datenträgerüberlassung (Z3) bereitstellen. Selbstverständlich liefert Archiva auch die gesetzlich geforderte Verfahrensdokumentation des Archivprozesses.
Vorteile:
- Steuerrechtlich konforme Aufbewahrung (GoBD)
- Technische Unterstützung im Prüfungsfall
- Verfahrensdokumentation für die Archivierung
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Unsere Experten beraten Sie gerne.
Kosten für Papierarchivierung – oftmals höher als angenommen
Papierarchive und Archivräume nehmen in vielen Unternehmen wertvollen Büroraum weg. Gerade, wenn das Büro angemietet ist, entstehen für das Archiv laufende Kosten. Reduzieren Sie diese Kosten, indem Sie Ihr Archiv auflösen und digitalisieren. Die elektronische Archivierung ist nicht nur günstiger im laufenden Betrieb, sie macht die internen Abläufe auch schneller und effizienter. Auch das Risiko des Datenverlustes – zum Beispiel durch Brand oder Wasser – wird durch digitale Aufbewahrung nahezu eliminiert. Archiva speichert Ihre Daten dreifach redundant in drei geographisch getrennten Rechenzentren. Selbst wenn ein Datencenter ausfallen würde, Ihre Dokumente können aus den anderen Centern wiederhergestellt werden.
Digital Archivieren ist leicht – mit Archiva!
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