LATE.ARCHIVA ist unser Outsourcing Scanservice für die digitale Archivierung von Papier- und elektronischen Geschäftsdokumenten, nachdem sie im Unternehmen bearbeitet wurden. Die Archivierung erfolgt durch ein revisionssicheres Archivpaket in unserem mehrfach redundanten Langzeitarchivsystem.
- Sie brauchen kein Papierarchiv mehr
- Komfortable Suchmöglichkeit nach Dokumenten
- Rechtssichere Archivierung
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Details zum Scanservice mit LATE.ARCHIVA
Dokumente scannen und verwalten mit LATE.ARCHIVA
Welche Vorteile bringt ein papierloses Büro? Sie senken die Kosten der Dokumentenverwaltung und des innerbetrieblichen Kontrollsystems, können die Arbeitszeit Ihrer Angestellten effektiver einsetzen und verfügen über einen zentralen Zugriff auf all Ihre digitalisierten Dokumente. LATE.ARCHIVA ist unsere selbstentwickelte Lösung für ein effizientes und professionelles Archivsystem.
Ob Ordner, Dokumente oder Zeichnungen – alle Informationen der gescannten Akten werden revisionssicher von uns archiviert und in unseren redundanten Rechenzentren sowie einem zusätzlichen Rechenzentrum für die Datenwiederherstellung verwaltet.
Vorteile:
- ständige Verfügbarkeit aller gescannten Dokumente
- einfache Verwaltung der Metadaten
- zentrales Archivsystem für alle Dokumente (Personalakten, Spesenbelege, Zeichnungen, Rechnungen, Lieferscheine, Kundenkorrespondenz, Qualitätsunterlagen usw.)
- unveränderliche elektronische Akten
- eine Manipulation ist garantiert nicht möglich
- alle Dokumente werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einem Zeitstempel und einem Hash-Wert versehen
Archivierung & Schutz der Dokumente
Alle Informationen, Dokumente, Akten und Zeichnungen, die mit LATE.ARCHIVA von der Archiva GmbH archiviert werden, werden immer revisionssicher archiviert. Diese Art der Langzeitarchivierung garantiert das Einhalten aktueller Gesetze, die die Beweissicherheit, die Echtheit der Dokumentation und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen betreffen.
Vorteile:
- Die Kosten für die elektronische Archivierung sind wesentlich geringer als die für die Papierarchivierung
- Digitale Informationen lassen sich einfach in andere IT-Systeme wie ERP, DMS, CMS etc. integrieren
- Revisionssichere Langzeitarchivierung gescannter Dokumente und Akten
- Das Einbinden einer elektronischen Signatur sorgt für eindeutige Authentizitäts- und Herkunftsnachweise
- Umfassendes Änderungsprotokoll aller Bearbeitungen
Risiken wie Informationsverlust vermeiden
Neben den zahlreichen Vorteilen des papierlosen Büros gilt es Risiken wie Informationsverlust und Betriebsstörungen zu vermeiden. Dies gewähren wir durch die Datenhaltung in unseren eigenen redundanten Rechenzentren sowie einem zusätzlichen Rechenzentrum für die Datenwiederherstellung. Der gesamte Prozess ist nach den aktuellen Anforderungen der ISO 27001 zertifiziert.
Vorteile:
- Dreifach redundante Datenhaltung und –sicherung
- Alle Prozesse der Langzeitarchivierung sind nach ISO 27001:2005 und ISO 9001:2008 zertifiziert
- Anbindung der Rechenzentren läuft über unterschiedliche Netzprovider
- Ständige Verfügbarkeit der gescannten Dokumente, Pläne, Akten, Ordner, Zeichnungen usw. ist dadurch garantiert
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Düsseldorf, unsere Experten beraten Sie gerne.
So sieht die Archivierung mit LATE.ARCHIVA in der Praxis aus
Das papierlose Büro wird für Unternehmen ein immer wichtigeres Thema. Papiergebunden Informationen lassen sich nur langsam und mit manuellem Aufwand erfassen, bearbeiten und weiterleiten. Archiva bietet die Digitalisierung von allen geschäftsrelevanten Informationen an. Zu den Vorteilen digitalisierter Dokumente zählen u.a. ein erheblicher Kostenvorteil, die dezentrale Verfügbarkeit gescannter Dokumente und ein nachhaltigerer Umgang mit Ressourcen.
Archivieren ist leicht mit Late.Archiva!
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