ARCHIVA, SCANDIENSTLEISTER IN DÜSSELDORF

Als professioneller Scandienstleister übernehmen wir für Sie die Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente. Ganze egal ob es sich dabei um die tägliche Eingangspost handelt oder um ganze Archive, die gescannt werden müssen. Wir übernehmen von der Logistik, über das Scannen und Erfassen, der digitalen Archivierung bis hin zur Vernichtung oder Einlagerung des Papiers alle Arbeitsschritte. Als DIN 9001 und ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen können wird Ihnen die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten garantieren.

  • Wir erbringen Scandienstleistungen seit 1979
  • Wir können Ihre Daten nach GoBD rechtskonform elektronisch archvieren
  • Alle Dienstleistungen aus einer Hand
  • Spezieller Fokus auf steuerrechtlich relevante Dokumente
Jetzt kostenlose Beratung anfordern!

Erfahren Sie, was uns als Scandienstleister auszeichnet

Rechtssicher scannen

Mit unserem Prozess können die Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden. Die elektronische Version ist steuerrechtlich gültig.

Keine eigene Investition

Sie müssen nicht in einen eigenen Scanner und eigene Scan-Software investieren.

Schnell gescannt

Auch große Mengen an Akten, Belegen und Dokumenten können von uns schnell gescannt werden.

Wir sind spezialisiert auf das Scannen von Geschäftsunterlagen im Format A4 und A3. Vor allem Unterlagen, wie Rechnungen, Belege, Projektakten, Lieferscheine, Lieferantenakten, Verträge, Mieterakten, Kreditakten, Produktdokumentation, technische Dokumentation sowie die tägliche Eingangspost. Darüber hinaus können wir natürlich auch Großformate wie Pläne und Zeichnungen digitalisieren. In welcher Form die Dokumente geliefert werden, ob Aktenordner, Hängeregister oder Aktenmappe bzw. ob die Dokumente geklammert, geheftet oder geöst sind, spielt für uns dabei keine Rolle. Die Unterlagen werden vor dem Scannen fachgerecht aufbereitet. Selbst verschimmelte Akten können von bearbeitet werden. Diese werden von uns dekontaminiert, gesäubert und danach digitalisiert.

Vorteile:

  • Wir scannen Ihre Unterlagen
  • Das Scangut wird von uns komplett vorbereitet
  • Auch verschimmelte Akten können bearbeitet werden

Um die Dokumente und Akten suchbar zu machen werden die Daten erfasst bzw. indexiert. Das bedeutet bei z.B. einer Rechnung werden die Rechnungsinformationen wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, Skonto, Rechnungsbetrag usw. aus dem Beleg extrahiert. Oder bei einer Mieterakte wird der Mietername, Objektnummer, Adresse, Vertragsdaten usw. ausgelesen. Je nach Dokumentenart und Anforderungen bestimmen Sie welche Informationen ausgelesen werden sollen. Bei Bedarf kann auch eine Volltexterkennung – auch OCR (optical character recognition) genannt – durchgeführt werden bei der der komplette Text des Dokuments erkannt wird.

 

Die Datenerfassung kann dabei auf verschiedene Arten erfolgen. Eine ist die automatische Formularerkennung, bei der vorher definiert wird, wo auf dem Dokument die entsprechende Information vorhanden ist. Eine weitere Möglichkeit ist die intelligente Freiformerkennung. Dabei sucht die intelligente Software nach Informationen die bestimmten Regeln entsprechen, wie zum Beispiel eine 8-stellige Bestellnummer oder der Lieferantenname. Die automatische Erkennung kann dabei stark unterstützt werden indem ERP-Daten, wie Lieferantenstammdaten, Produktstammdaten, Bestelldaten usw. in den Prozess eingebunden werden. Vor allem diese automatischen Systeme können aufgrund der hohen Anschaffungskosten nur von einem professionellen Scandienstleister wie Archiva eingesetzt werden.  Eine weitere Option ist die komplett manuelle Indexierung, bei der ein trainierter Datenerfasser die Informationen manuell oder mit Unterstützung einer sogenannten Lassofunktion aus dem Dokument extrahiert. Selbstverständlich gibt es bei allen Arten eine rigide manuelle Qualitätssicherung mit der sichergestellt wird, dass die erfassten Daten korrekt sind.

 

Die gescannten Dokumente sowie die Daten werden von uns dabei so aufbereitet, dass sie von Ihnen leicht in Ihr Archiv-, Dokumentenmanagement, CRM- oder ERP-System importiert werden können.

Vorteile:

  • Automatisch oder manuelle Datenerfassung
  • Volltexterkennung und OCR
  • Intelligente, lernende Erfassungssysteme
  • Datenaufbereitung damit Sie die Dokumente leicht in Ihre Systeme einbinden können

Archiva ist einer der wenigen Scandienstleister, der neben dem Scannen auch rechtskonforme elektronische Archivierung nach GoBD anbieten kann. Fall Ihr Unternehmen selbst kein eigenes elektronisches Archivsystem können wir für Sie die Daten revisionssicher digital archivieren. Der Zugriff erfolgt dabei entweder über unsere Webplattform Requiro oder direkt in Ihre Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Dokumentenmanagement-Systeme oder CRM-Systeme, eingebunden über unsere Webservices bzw. SAP ArchiveLink Schnittstelle. Die Daten liegen dabei sicher und hochverfügbar in unseren eigenen Rechenzentren und werden dort dreifach redundant gespeichert. Die Datencenter sind dabei nach ISO/IEC 27001 IT-Sicherheitsverfahren – Informationssicherheits-Managementsysteme – Anforderungen zertifiziert. Im Gegensatz zu Cloud Archiven wie von Google oder Amazon, bei denen Sie nie genau wissen, wo Ihre Daten liegen und wer darauf Zugriff hat, wissen Sie bei Archiva immer genau, wo Ihre Daten liegen.

Vorteile:

  • Steuerrechtlich konforme,revisionssichere, elektronische Archivierung
  • Zugriff über Webclient, Webservice oder SAP ArchiveLink
  • ISO/IEC 27001 zertifizierte Informations- und Datensicherheit

Seit 1979 erbringen wir Dienstleistungen rund um die Verarbeitung, Digitalisierung und Archivierung von Geschäftsunterlagen. Wenn Sie Archiva als Scandienstleister wählen, greifen Sie auf unsere Erfahrungen aus über 35 Jahren und unzähligen Projekten zu. Was für uns dabei immer wichtig ist, ist dass unser Kernprozess nur von unseren eigenen Mitarbeitern durchgeführt wird. Wir setzen keine Leiharbeiter, Niedriglohnkräfte oder Studenten ein. Unsere Rechenzentren werden von unseren eigenen Mitarbeitern und unserer eigenen Hardware betrieben. Da wir alle Elemente des Prozesses kontrollieren können wir Ihnen auch die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten und Dokumente gewährleisten.

Vorteile:

  • Scandienstleister mit über 35 Jahren Erfahrung
  • Keine Einsatz von Leiharbeitern, Studenten oder Niedriglohnkräftenr
  • Erfahrung aus zahlreichen Projekten
Sie suchen einen zuverlässigen und professionellen Scandienstleister?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Was macht eigentlich ein Scandienstleister?

An unseren vier Standorten in Düsseldorf, Verona, Mailand und Warschau verarbeiten wir täglich bis zu 200.000 Seiten. Diese Anzahl an Dokumenten kann nur mit modernster Technik und hoch optimierten Prozessen bewältigt werden. Über 650 aktive Kunden vertrauen Archiva als Scandienstleister die Digitalisierung ihrer eingehenden Dokumente an. Oftmals werden die Dokumente schon früh morgens gescannt, damit sie zu um 8 Uhr digital im Unternehmen, bei der Buchhaltung oder der Sachbearbeitung verfügbar sind. Neben Scandienstleistungen bietet Archiva auch ein komplettes Angebot an EDI-Dienstleistungen und elektronischer Archivierung an.

Kundenstimmen

default gravatar

Unglaublich gut!

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem.

 

 

Koala

Wirklich fantastisch

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem. Nulla consequat massa quis enim. Donec pede justo, fringilla vel, aliquet nec, vulputate eget, arcu.

default gravatar

Wirklich zufrieden

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem.

 

 

Digitalisierung von Dokumenten  –  mit Archiva!

Fordern Sie eine kostenlose Beratung für unsere Scandienstleistungen an

Kontakt

Vorname *
Nachname *
Firma *
Stadt *
Telefonnummer *
E-Mail *
Betreff
Ihre Nachricht...
 Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert.*

Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder

Top
High Risk Solutions