EINGANGSRECHNUNGEN

Reduzieren Sie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 70%. Archiva empfängt für Sie Ihre Rechnungen digitalisiert sie, extrahiert die Rechnungsdaten und prüft sie gegen die Bestelldaten aus Ihrem ERP. Die Rechnungsinformationen werden dann direkt in Ihr ERP oder FiBu-System übertragen. Bei Bedarf kann Ihr Rechnungsprüfungs-Workflow mit unserem Webclient Requiro oder unserem fertigen SAP Rechnungsmodul abgebildet werden.

  • Stark verkürzte Zeit für den Rechnungslauf
  • Kostenreduktion bis zu 70%
  • Skonti gehen nicht mehr verloren
  • Rechnungsbearbeitung wird transparent
  • Im Unternehmen kommt kein Papier mehr an
Jetzt kostenlose Beratung anfordern!

Schneller Return of Invest

RoI oftmals innerhalb eines Jahres durch Wegfall manueller Tätigkeiten.

Digitaler Prozess

Keine Medienbrüche und keine Papierarchivierung mehr. Komfortable Suche.

Transparenz

Jederzeit Wissen, welche Rechnungen im Unternehmen sind und wie deren Status ist.

Details unserer Lösung zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen

Outsourcing des Rechnungseingangs

Lassen Sie Archiva den Empfang und die Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen übernehmen. Ihre Rechnungen kommen in einem eigens für Sie eingerichteten Postfach an,  werden von uns geöffnet und digitalisiert. Danach erfassen wir die Informationen der Rechnung und – falls vorhanden – führen schon eine Vorprüfung gegen Ihre Bestelldaten durch. Die Rechnungsdaten und die digitalisierte Rechnung werden danach in Ihr ERP-System importiert, wo Sie sie sofort verarbeiten können. Das Ganze geschieht bereits früh morgens, so dass zu Arbeitsbeginn die elektronischen Rechnungen schon in der Buchhaltung vorliegen.

Vorteile:

  • Im Unternehmen kommt kein Papier mehr an
  • Die manuelle Datenerfassung der Rechnung entfällt, Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
  • Elektronische Rechnungen sind dezentral verfügbar
  • Keine Rechnungskopien mehr in den Abteilungen
  • Kosteneinsparungspotential von bis zu 70%
  • Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung

Den Rechnungsbearbeitungsprozess im Griff

Archiva kann auch Ihren Rechnungsbearbeitungsprozess abbilden. Prüfung in der Buchhaltung, Kontierung durch die Fachabteilung, Freigabe durch die Führungskraft. Sie haben die volle Kontrolle über den Ablauf. Über unsere Reportingfunktionen sehen Sie stets, welche Rechnungen sich im Unternehmen befinden und wie der Bearbeitungsstand ist. Unser automatisches Eskalationsmanagement verhindert, dass Rechnung liegen bleiben oder vergessen werden – so verlieren Sie keine Skonti mehr. Alle Funktionen können über unseren Webclient Requiro abgebildet werden und stehen Ihnen überall zu Verfügung wo es eine Internetverbindung gibt. Sie müssen selbst keine Hard- oder Software beschaffen.

Fall Sie SAP einsetzten bietet Archiva hier ein fertiges SAP Modul für den Rechnungsbearbeitungsworkflow an. Unsere Best-Practice-Lösung lässt sich schnell integrieren und auf Ihre Anforderungen konfigurieren.

Vorteile:

  • Transparenz im Rechnungswesen
  • Ausführliches Reporting über alle aktuellen Rechnungen
  • Maßgeschneiderter Workflow, der auf Ihre Bedürfnisse angepasst ist
  • Rechnungsbearbeitung von überall mit unserem Webclient Requiro
  • Fertiges SAP-Modul für den Rechnungsworkflow

Rechtssichere elektronische Archivierung

Eine elektronische Rechnung muss auch elektronisch archiviert werden. Und zwar rechtskonform, entsprechend den Vorgaben der GoBD. Dies ist für viele Unternehmen oftmals ein großes Hindernis. Ein revisionssicheres elektronisches Langzeitarchiv bedeutet in der Regel eine große Investition in Hard- und Software. Und zwar doppelt, da ein sicheres Archiv mindestens doppelt redundant sein sollte. Für einzelne Unternehmen mit geringer Datenmenge ist das selten ein lohnendes Unterfangen.

Archiva bietet deswegen revisionssichere elektronische Archivierung an. Profitieren Sie von unseren drei hochsicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren. Wir garantieren Ihnen dass elektronische Dokumente, die Sie bei uns archivieren für die Dauer der Aufbewahrungsfrist erhalten werden. Dabei haben Sie rund um die Uhr Zugriff auf Ihrer Dokumente entweder über unseren Webclient Requiro oder eine direkte Integration in Ihr ERP- oder DMS-System mit Hilfe unserer Webservices.

Vorteile:

  • Wir garantieren die Rechtskonformität der Archivierung
  • Dreifach redundante Aufbewahrung
  • Rechenzentren zertifiziert nach ISO 27001
  • Rund um die Uhr Überwachung
  • Dezentraler Zugriff über Webclient
  • Direkt Integration in Ihre System möglich über Webservices
Lernen Sie, wie Sie Ihre Rechnungsbearbeitung effizienter
gestalten können. Unsere Experten beraten Sie gerne.

Digitalisierung – Wo anfangen?

Laut einer Studie der Technischen Universität Mailand ist das Aufwand – Nutzen Verhältnis bei Dokumenten des Beschaffungsprozesses am größten. Aufgrund des hohen Aufkommens dieser Dokumente und der oftmals aufwändigen Bearbeitung gibt es hier das höchste Einsparpotential. Kontaktieren Sie uns, damit wir zusammen mit Ihnen eine gute Lösung für Rechnungsbearbeitung finden.

Kundenstimmen

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Elektronische Rechnungsbearbeitung ist leicht mit Archiva!

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