E-AKTE

Die Rechnung in der Buchhaltung, die Bestellung im Vertrieb und die Lieferscheine im Versand. Oftmals sind Dokumente, die eigentlich zu einem Vorgang gehören über das gesamte Unternehmen verstreut, je nach dem, wo sie erzeugt werden. Wenn dann der Kunde anruft und eine Information braucht geht die Sucherei los. Mit Archivas elektronischer Akte haben Sie alle Dokumente elektronisch verfügbar an einer Stelle. Die Dokumente sind anhand z.B. einer Auftragsnummer oder Bestellnummer verknüpft. Dabei kann die e-Akte angelegt werden während des Vorgangs oder nachdem der Vorgang abgeschlossen wurde.
Dabei kommen Sie in den Genuss aller Vorteile von Outsourcing: keine eigene Investition, schnell implementiert und höchste Datensicherheit.

  • Alle Dokumente an einer Stelle
  • Die Dokumente sind in der e-Akte mit einander Verknüpft
  • Suchzeiten werden drastisch reduziert
  • Ohne eigene Investition durch Outsourcing
Jetzt kostenlose Beratung anfordern!

Erfahren Sie mehr über unsere elektronische Akte

Information schnell finden

Alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören sind miteinander verknüpft. Es muss nur noch an einer Stelle gesucht werden.

Überall Verfügbar

Über mobilen Zugriff stehen alle Informationen auch dem Vertriebs-Außendienst oder dem Wartungs-Service zur Verfügung.

Kein Medienbruch

Papierdokumente und Papierbelege werden gescannt und in die e-Akte integriert.

Es gibt zahlreiche Szenarien in der die elektronische Akte eingesetzt werden kann. Als digitale Personalakte zum Beispiel. Als e-Akte für Bestellvorgänge, für die Auftragsbearbeitung oder als elektronische Mieterakte bzw. Objektakte. Eine elektronische Akte ist überall da sinnvoll, wo in einem Prozess mehrere Dokumente anfallen. Durch die Verbindung der Dokumente werden Vorgänge transparent und nachvollziehbar. Die Zugriffs-Berechtigungen für die Akte können zentral an einer Stelle verwaltet werden. Sie lassen sich auch als ein Paket elektronisch archivieren.

Vorteile:

  • Einsetzbar als digitale Personalakte
  • Einsetzbar als elektronische Mieterakte
  • Einsetzbar als e-Akte für das Bestellwesen
  • Einsetzbar als elektronische Auftragsakte
  • Einsetzbar als Akte für Liegenschaften

Die Dokumente, werden entweder während der Bearbeitung des Vorgang oder danach miteinander verknüpft. Dafür wird eine eindeutiges Merkmal, wie die Bestellnummer, Auftragsnummer, Mieternummer, Personalnummer etc. benutzt. Um die Dokumente miteinander zu verbinden, können selbstverständlich auch Daten aus ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics, ABAS etc.) verwendet werden. Es ist dabei auch kein Probleme wenn Belege und Dokumente in Papierform vorliegen. Diese werden von Archiva rechtskonform gescannt und die relevanten Daten extrahiert. Danach wird das entstandene PDF mit der e-Akte verlinkt.

Selbst wenn der eigentliche Vorgang schon abgeschlossen ist, z.B. bei einer Bestellung, können zu einem späteren Zeitpunkt noch Dokumente hinzugefügt werden. Im Falle einer Reklamation oder Schadensfall können Bilder, Korrespondenz, Gutschriften usw. ergänzt werden.

Vorteile:

  • Anlegen der e-Akte während oder nach Bearbeitung des Prozesses möglich
  • Unabhängig vom Dokumenenformat (Papier, Fax, PDF, E-Mail, EDI)
  • ERP-Daten aus SAP, MS Dynamics / Navision und anderen können integriert werden
  • Die Daten werden rechtskonform archiviert

Auf die von Archiva elektronisch gespeichert Akte können Sie über unsere Webplattform Requiro, auch von mobil aus, zugreifen. Requiro biete alle Funktionen, die Sie von einer Dokumentenverwaltung erwarten. Dokumente könne mit Anmerkungen versehen werden, sie können per Mail verschickt oder heruntergeladen werden. Es können auch Workflows für Genehmigung, Freigabe oder Bearbeitung gestartet werden.

Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit das Archiv mit der Akte direkt in andere Systeme wie ERP, DMS oder CMS einzubinden. Das hat den Vorteil, dass Ihre Benutzer wie gewohnt in den bekannten Systemen arbeiten.

Vorteile:

  • Webclient, keine Installation einer Software nötig
  • Integrierbar in andere Systeme
  • Workflows und Prozesse können abgebildet werden
  • Zugriff auch über Mobilgeräte
Erfahren Sie mehr zu unserer elektronischen Akte.
Unsere Experten beraten Sie gerne.

Die e-Akte – Verwaltung von Dokumenten einfach gemacht

Dokumentenverwaltung wird aufgrund des stetig steigenden Dokumentationsaufwands immer schwieriger. Mit Archivas elektronischer Akte haben Sie die Verwaltung dieser Dokumente im Griff. Ganz unabhängig, ob es sich dabei um eine digitale Personalakte, elektronische Mieterakte, Gerichtsakte oder sonstige Verwaltungsakte handelt. Mit Archiva haben Sie auch alle Vorteile von Outsourcing. Die müssen nicht selbst in ein System investieren, Sie haben keinen Systembetrieb und Sie haben Datensicherheit in einer Form, die Sie selbst oftmals nicht erbringen können.

Kundenstimmen

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Der schnelle Weg zur e-Akte – mit Archiva!

Fordern Sie eine kostenlose Beratung für den Einsatz einer elektronischen Akte in Ihrem Unternehmen an.

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