BELEGERFASSUNG & ELEKTRONISCHE RECHNUNGSBEARBEITUNG

Mit unserer Dienstleistung ist es möglich, Belege einzuscannen, zu digitalisieren und sicher zu verwalten. Wichtige Belege wie eingehende Rechnungen, Bestellungen und Spesenbelege kommen nicht mehr postalisch bei Ihnen an, sondern in einem Postfach bei Archiva. Wir übernehmen den gesamten Prozess der Digitalisierung und der Datenerfassung – zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001.

Jetzt kostenlose Beratung anfordern!

Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen

Kostensenkung

Durch die digitale Belegerfassung sichern Sie sich ein Kostensenkungspotenzial von bis zu 70 % bei der Rechnungsbearbeitung.

Automatische Datenerfassung

Die manuelle Datenerfassung fällt komplett weg. Mit Archiva erfolgt sie automatisch.

Belegverarbeitung

Mit LATE.ARCHIVA können gescannte Belege ohne Medienbruch in Prozessen wie SAP bzw. ERP verarbeitet werden.

Details zur digitalen Belegerfassung

Belege und Rechnungen scannen und digitalisieren

Archiva ermöglicht Ihnen die automatisierte Belegerfassung und Rechnungsbearbeitung. Wir scannen Belege und Rechnungen ein, digitalisieren sie und stellen die korrekte Datenerfassung sicher. Danach werden die Belege elektronisch in Ihr ERP-System importiert und können dort anschließend sofort weiterverarbeitet werden. Auf Wunsch übernehmen wir auch die rechtskonforme Langzeitarchivierung nach GoBD.

Vorteile:

  • Belege über die automatische Erkennung digitalisieren
  • Selbstlernende Klassifizierung im System
  • Verarbeitung in SAP und ERP möglich
  • Fast komplette Automatisierung des Digitalisierungsprozesses
  • Rechnungsworkflow kann abgebildet werden
  • Das Digitalisierungsverfahren und die Datenvertraulichkeit werden durch die Vernichtung von digitalisierten und gescannten Papierdokumenten gewährleistet
  • Schnellere Recherche archivierter Dokumente durch die logische Verknüpfung zwischen unterschiedlichen Dokumenten
  • Kosten des innenbetrieblichen Kontrollsystems werden durch die automatische Prüfung auf Abweichungen oder Fehler reduziert

Abgleich mit Ihren ERP-Daten

Die Informationen eingehender Belege und Dokumente können schon beim Digitalisieren gegen Ihre Daten aus dem SAP- oder anderem ERP-System gegengeprüft werden. So kann beispielsweise schon eine Rechnung auf Korrektheit vorgeprüft werden bevor sie in Ihrer Buchhaltung ankommt. Simple Abgleichtätigkeiten werden so reduziert und Ihre Buchhaltung entlastet.

Vorteile:

  • Belegvorprüfung bereits beim Digitalisieren möglich
  • Rechnungen können auf korrekten Inhalt mit den SAP-Daten abgeglichen werden
  • Buchhaltung wird entlastet

Langzeitarchivierung nach GoBD

R.D.A. ist unsere Dienstleistung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten nach den GoBD. Im Prüfungsfall werden Belege und Rechnungen GoBD-konform bereitgestellt. Ihre Geschäftsdokumente werden in unserem nach ISO 27001 zertifizierten, dreifach redundanten Rechenzentrum langzeitarchiviert.

Vorteile:

  • Alle Dokumente und Daten werden revisionssicher und nach den Anforderungen der GoBD gespeichert
  • Die Erhaltung der Dokumente wird während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet
  • Daten werden im Rechenzentrum in Düsseldorf gespeichert
  • Zwei örtlich getrennte Rechenzentren dienen als Backup und Katastrophenwiederherstellung
  • Im Prüfungsfall wird dem Steuerprüfer ein spezieller Zugang zu vorher definierten Dokumenttypen und Zeiträumen bereitgestellt
Erfahren Sie mehr über die digitale Belegerfassung und
elektronische Rechnungsbearbeitung, unsere Experten beraten
Sie gerne.

So sieht die Belegerfassung mit Archiva in der Praxis aus

Sie benötigen dringend einen Beleg zur Überprüfung bestimmter Daten? Mit Archiva brauchen Sie maximal 30 Sekunden um den gewünschten Beleg zu finden. Möglich macht dies unsere digitale Belegerfassung. Alle Belege landen in einem Postfach bei Archiva, statt in Papierform in Ihrem Posteingang. So sparen Sie sich nicht nur die manuelle Datenerfassung, sondern auch bis zu 70 % der Kosten bei der Rechnungsbearbeitung.

Kundenstimmen

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Unglaublich gut!

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Belege digitalisieren ist leicht – mit Archiva!

Fordern Sie eine kostenlose Beratung für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege oder Rechnungen an.

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