AKTENEINLAGERUNG MIT ARCHIVA

Ihr Unternehmen zieht um und Sie möchten nicht tonnenweise Papier mitnehmen? Ihr Archivraum platzt aus allen Nähten? Sie finden Dokumente nur mit großen Suchaufwand? Anstatt weiterhin Papier zu archivieren, lösen Sie all diese Probleme indem Sie Ihr Archiv digitalisieren. Auch große Aktenmengen lassen sich mit unseren Digitalisierungslösungen effektiv in elektronische Form bringen. Über Formular- und Freiformerkennung lassen sich die relevanten Informationen, wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Kundennummer usw., der Dokumente extrahieren. Sie müssen aber weiterhin das Papier aufbewahren?

Was wenn Sie aber trotzdem das Papier aufbewahren wollen oder müssen? Kein Problem. Auch hierfür haben wir die geeignete Lösung in Form eines sicheren Containerarchivs.

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Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen

Dezentrale Verfügbarkeit

Ihr gesamtes Aktenarchiv ist dank der dezentralen Verfügbarkeit ständig aufrufbar – auch standortunabhängig.

Direkte Integration

Elektronische Dokumente lassen sich problemlos in DMS-, ERP- oder CMS-Systeme integrieren.

Kostenreduktion

Stellen Sie sich vor, Sie können bis zu 70 % der Verwaltungs- & Bearbeitungskosten einsparen. Mit Archiva ist dies möglich.

Akten digital verwalten

Ständige Verfügbarkeit, schnelle Recherche dank elektronischer Suchmöglichkeiten und die effizientere Gestaltung Ihrer Arbeitsprozesse sind nur ein paar der Vorteile, die Ihnen die Akteneinlagerung bei Archiva bietet.

Vorteile:

  • Dokumente und Informationen aller Art werden kontextuell gebündelt
  • Unternehmensweiter Zugriff auf alle wichtigen Informationen
  • Reduzierung des manuellen Aufwandes bei Erstellung und Verwaltung sowie der Informationssuche

Automatische Verknüpfung der Dokumente

Anhand der erkannten Bestell- oder Auftragsnummer als Beispiel, können wir alle Dokumente eines Vorgangs automatisch in einem Dossier zusammenfügen. Das heißt, Sie haben Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Lieferschein, Rechnung und eventuell Reklamation in einer Vorgangsmappe zusammen. Ein langwieriges Suchen in verschiedenen Abteilungen entfällt.

Vorteile:

  • Dokumente, die zu einem Vorgang gehören sind verknüpft
  • Prozesse, wie die Rechnungsbearbeitung, werden beschleunigt
  • Dossierbildung vereinfacht das Controlling

Revisionssichere Archivierung

Auf Wunsch bieten wir Ihnen auch die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente sowie die nach GoBD-Richtlinien konforme Archivierung an. Dadurch wird nicht nur die rechtssichere digitale Archivierung gewährleistet. Gleichzeitig vermeiden Sie auch hohe Ausgaben für teure Soft- oder Hardware.

Vorteile:

  • Eingescannte Akten werden digitalisiert und rechtssicher langzeitarchiviert
  • Auch große Mengen an Akten lassen sich schnell und rechtskonform in unserem digitalen Archiv einlagern
  • Suchanfragen und eingesehen Dokumente von Steuerprüfern werden in einer Logdatei gespeichert

Papier einlagern

Sollten Sie trotz aller guten Argumente für die Digitalisierung, Akten einlagern wollen – zum Beispiel aus rechtlichen Gründen – können wir Ihnen dabei natürlich auch helfen. In den Container-Lagern unseren Partners in Krefeld und Düsseldorf können wir auch große Mengen an Archivgut sicher und geschützt einlagern.

Vorteile:

  • Akteneinlagerung in sichern Seecontainern
  • Geschütztes Gelände und geschützte Halle
  • Schnelle Lieferung der eingelagerten Akten
Erfahren Sie mehr über das digitale Aktenarchiv,
unsere Experten beraten Sie gerne.

Aktenlagerung & Archiv Outsourcing mit Archiva

Vermeiden Sie die Anhäufung scheinbar unendlicher Papiermengen und lassen Sie Ihre Akten digitalisieren. Ob in elektronischer Form oder in Papierform – wir kümmern uns um die gesamte Datenerfassung und -haltung in unseren dreifach redundanten Rechenzentren. Wie genau die Akteneinlagerung und das Archiv Outsourcing mit Archiva funktioniert sehen Sie im Video.

Kundenstimmen

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Statt Aktenlagerung, besser Scannen – mit Archiva

Fordern Sie eine kostenlose Beratung, wie Sie anstatt Ihre Akten einlagern Ihr Archiv digitalisieren.

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